Управління запасами, поряд з нормуванням, передбачає організацію контролю за їх фактичним станом.

Контроль за станом запасів - це вивчення і регулювання рівня запасів продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання з метою виявлення відхилень від норм запасів і прийняття оперативних заходів до ліквідації відхилень.

Необхідність контролю за станом запасів обумовлена підвищенням витрат в разі виходу фактичного розміру запасу за рамки, передбачені нормами запасу. Контроль за станом запасу може проводитися на основі даних обліку запасів, переписів матеріальних ресурсів, інвентаризацій або по мірі необхідності.

На практиці застосовуються різні методи контролю. У цьому параграфі розглянуті два найбільш часто зустрічаються методу. При першому методі період, через який підприємство направляє замовлення постачальнику, не змінюється (система з фіксованою періодичністю замовлення). Наприклад, кожен понеділок менеджер фірми переглядає залишки товарів і дозамовляти їх до заздалегідь визначеної максимальної норми. Сутність другого методу полягає в тому, що як тільки запас будь-якого товару досягне заздалегідь певного мінімального значення, цей товар замовляється. При цьому розмір замовляється партії весь час один і той же (система з фіксованим розміром замовлення). Розглянемо докладніше названі системи.

Система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення. Контроль стану запасів за цією системою здійснюється через рівні проміжки часу за допомогою проведення інвентаризації залишків. За результатами перевірки складається замовлення на постачання нової партії товару.

Розмір замовляється партії товару визначається різницею передбаченого нормою максимального товарного запасу та фактичного запасу. Оскільки для виконання замовлення, потрібен певний період часу, то величина замовленої партії збільшується на розмір очікуваного витрати за цей період. Розмір замовляється партії (Р) визначається за наступною формулою:

P = З _макс - (З _{ф -} З _t ),

де З _макс - передбачений нормою максимальний запас;

З _ф - фактичний запас на момент перевірки;

З _t - запас, який буде витрачений до протягом розміщення та виконання замовлення.

Графічно модель системи контролю за станом запасу з фіксованою періодичністю замовлення представлена на рис. 57.

Умовні позначення:

Т - інтервал часу, через який повторюється замовлення (в

нашому випадку - 3 дні) - для даної системи

величина постійна;

t - час, необхідний на розміщення та виконання

замовлення (у наведеному прикладі - 1 день);

P ₁ , Р ₂ ... . Р _i , - величина окремого, i-го замовлення;

З _макс - передбачений нормою максимальний запас;

З _ф - фактичний запас на момент перевірки;

З _t - запас, витрачуваний за час t, необхідне

для розміщення та виконання замовлення;

А - період часу з інтенсивним попитом;

В - період часу з нульовим запасом.

Рис. 57. Система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення

Інтенсивність попиту, яка характеризується кутом нахилу ділянок лінії, що описує зміна запасів, у цій моделі є величиною змінною (кут нахилу різних ділянок ламаної - неоднаковий). А оскільки замовлення здійснюється через рівні проміжки часу, то величина замовленої партії в різних періодах також буде різна. Природно, застосовувати цю систему можна тоді, коли, є можливість замовляти партії, різні за розміром (наприклад, у випадку застосування контейнерної доставки замовляється товару ця система не застосовується). Крім того, систему не застосовують, якщо доставка або розміщення замовлення обходиться дорого. Наприклад, якщо попит за минулий період був незначний, то замовлення також буде незначною, що припустимо лише за умови неістотно витрат, пов'язаних з виконанням замовлення.

Особливістю описуваної системи є також і те, що вона допускає виникнення дефіциту. Як видно з гpaфіка, якщо попит різко посилиться (тобто графік круто піде вниз - ділянка А), то запас закінчиться до настання терміну подання замовлення. Це означає, що система застосовна, коли можливі втрати від дефіциту для підприємства також несущественпи.

Підводячи підсумок, відзначимо, що система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення застосовується в наступних випадках:

- умови постачання дозволяють отримувати замовлення різними за величиною партіями,

- витрати з розміщення замовлення та доставка порівняно невелика,

- втрати від можливого дефіциту порівняно невеликі.

На практиці за даною системою можна замовляти один із багатьох товарів, що закуповуються в одного і того ж постачальника, товари, на які рівень попиту відносно постійний, малоцінні товари і т. д.

Система контролю за станом запасів з фіксованим розміром, замовлення. У цій системі контролю за станом запасів розмір замовлення на поповнення запасу є величиною постійною. Інтервали часу, через які здійснюється розміщення замовлення, в цьому випадку можуть бути різні (рис. 58).

нормованими величинами в цій системі є величина замовлення, розмір запасу в момент розміщення замовлення (так звана точка замовлення) і величина страхового запасу . Замовлення на постачання розміщується при зменшенні готівкового запасу до точки замовлення. Як випливає з креслення, після розміщення замовлення запас продовжує зменшуватися, так як замовлений товар привозять не відразу, а через будь - то проміжок часу t. Величина запасу в точці замовлення вибирається такою, щоб у нормальній, робочої ситуації за час t запас не опустився нижче страхового. Якщо ж попит непередбачено збільшиться (лінія графіка різко піде вниз - ділянка А графіка), або ж буде порушений термін поставки (t> 1 - ділянка У графіка), то почне працювати страховий запас (причини 2 і 3 освіти страхового запасу, пункт 12.3) . Комерційна служба підприємства в цьому випадку повинна вжити заходів, що забезпечують додаткове постачання. Як бачимо, дана система контролю передбачає захист підприємства від утворення дефіциту.

Рис. 58. Система контролю за станом запасів з фіксованим розміром замовлення

На практиці система контролю за станом запасу з фіксованою кількістю замовлення застосовується переважно в наступних випадках:

- великі втрати в результаті відсутності запасу;

- високі витрати по зберігання запасів;

- висока вартість замовляється товару;

- високий ступінь невизначеності попиту;

- наявність знижки з ціни в залежності. від замовляється кількості.

Система з фіксованим розміром замовлення передбачає безперервний облік залишків для визначення точки замовлення. За наявності широкої номенклатури матеріалів (або асортименту для торгового підприємства) необхідною умовою застосування системи є використання технології автоматизованої ідентифікації штрихових кодів. Детально можливості цієї технології розкриті у розділі 11.

розглядаємо систему іноді називають «двухбункерной» (two-bin system), так як запас зберігається як би в двох складах-бункерах (на мал. 59 бункери 1 і 2). Спочатку задоволення попиту здійснюється з першого бункера (рис. 59а). Закінчення запасів у цьому бункері є точкою замовлення. У цей момент для постачання споживача відкривається другий бункер, одночасно постачальника направляється замовлення (мал. 596). У момент прибуття замовленого товару у другому бункері повинен залишатися запас не нижче страхового (рис. 59В). При розподілі що надійшов від постачальника замовлення спочатку повністю заповнюється другий бункер. Залишок використовується для заповнення першого.

Дана модель дозволяє наочно уявити собі поточний запас, так як тут - це та кількість запасу, яке фізично випливає з обох бункерів, забезпечуючи безперервність виробничого або торгового процесів між черговими поставками.