Перелічимо основні мотиви, якими керуються підприємці, створюючи матеріальні запаси.

Імовірність порушення встановленого графіка постачань (непередбачуване зниження інтенсивності вхідного матеріального потоку). У цьому випадку запас необхідний для того, щоб не зупинився виробничий процес, що особливо важливо для підприємств з безперервним циклом виробництва.

Можливість коливання попиту (непередбачуване збільшення інтенсивності вихідного потоку). Попит на яку-небудь групу товарів можна передбачити з великою часткою ймовірності. Однак прогнозувати попит на конкретний товар набагато складніше. Тому, якщо не мати достатнього запасу цього товару, не виключена ситуація, коли платоспроможний попит не буде задоволений, тобто клієнт піде з грошима і без покупки.

Сезонні коливання виробництва деяких видів товарів. В основному це стосується продукції сільського господарства. Наприклад, урожай картоплі в Росії забирається на початку осені. Потоки ж цього бульбоплодів йдуть по товаропровідних ланцюгів круглий рік. Отже, де - то повинен накопичуватися запас.

Знижки за покупку великої партії товарів також можуть стати причиною створення запасів (деякі наші співвітчизники зберігають будинки порівняно великі запаси продовольства саме з цієї причини).

Спекуляція . Ціна на деякі товари може різко зрости. Підприємство, що зуміло передбачити цей ріст, створить запас з метою отримання прибутку за рахунок підвищення ринкової ціни.

Витрати, пов'язані з оформленням замовлення. Процес оформлення кожного новою замовлення супроводжується рядом витрат адміністративного характеру (пошук постачальника, проведення переговорів з ним, відрядження, міжміські переговори і т. п.). Знизити ці витрати можна скоротивши кількість замовлень, що рівносильно збільшенню обсягу замовленої партії і, відповідно, підвищенню розміру запасу.

Можливість рівномірного здійснення операцій з виробництва та розподілу. Ці два види діяльності тісно взаємопов'язані між собою: розподіляється те, що виробляється. При відсутності запасів інтенсивність матеріальних потоків у системі розподілу коливається відповідно до змін інтенсивності виробництва. Наявність запасів у системі розподілу дозволяє здійснювати процес реалізації більш рівномірно, незалежно від ситуації у виробництві. У свою чергу, наявність виробничих запасів згладжує коливання в постачаннях сировини і напівфабрикатів, забезпечує рівномірність процесу виробництва.

Можливість негайного обслуговування покупців. Виконати замовлення покупців можна одним з наступних способів:

- виробити замовлений товар ;

- закупити замовлений товар;

- видати замовлений товар негайно з наявного запасу.

Останній спосіб є, як правило, найбільш дорогим, тому що вимагає утримання запасу. Однак в умовах конкуренції можливість негайного задоволення замовлення може виявитися вирішальною в боротьбі за споживача.

Зведення до мінімуму простоїв виробництва через відсутність запасних частин. Поломки обладнання, різноманітні аварії можуть призвести за відсутності запасів деталей до зупинки виробничого процесу. Особливо це важливо для підприємств з безперервним процесом виробництва, тому що в цьому випадку зупинка виробництва може обійтися дуже дорого.

Спрощення процесу управління виробництвом. Мова йде про створення запасів напівфабрикатів на різних стадіях виробничого процесу всередині підприємства. Наявність цих запасів дозволяє знизити вимоги до ступеня узгодженості виробничих процесів на різних ділянках, а, отже, і відповідні витрати на організацію управління цими процесами.

Перераховані причини свідчать про те, що підприємці, як в торгівлі, так і в промисловості змушені створювати запаси, тому що в противному випадку збільшуються витрати обігу, тобто зменшується прибуток. У той же час запас не повинен перевищувати деякої оптимальної величини, методи.