Витрачання матеріалів із запасу зазвичай визначається попитом і швидкістю їх використання, тобто не піддається регулюванню з боку особи, що управляє запасами. Тому вони повинні зосередити свою увагу на управлінні вступом матеріалів в запаси. Таким чином, при управлінні будь-якими запасами доводиться постійно приймати два рішення: рішення про час видачі замовлення на закупівлю або виробництво товару для поповнення замовлення і рішення про кількість або обсяг замовлення.

Рішення, що приймаються при управлінні запасами, безпосередньо впливають на чотири види виробничих витрат :

1. Вартість предметів закупівлі. Ціна при закупівлі може залежати від скидок, які надаються залежно від, :

а) кількості предметів, що закуповуються по одному замовленню;

б) загальної вартості замовлення по декількох позиціях, що видається одному постачальникові;

в) порі року, в яку розміщується замовлення.

2. Витрати на оформлення замовлення, куди входять витрати по оформленню замовлення на закупівлю або виробництво, транспортні витрати і витрати по прийманню вантажів, витрати на наладку устаткування для випуску замовленої партії.

3. Витрати на зберігання матеріально-технічних запасів :

а) вартість капіталу, інвестованого в запаси;

б) складські витрати (складські площі, енергопостачання, персонал);

в) податки і страхові збори, залежні від вартості запасу;

г) падіння цінності запасів із-за старіння, псування, крадіжок.

4. Витрати, викликані відсутністю запасів, :

а) втрачений виробничий час або наднормові роботи, викликано відсутністю важливого для виробництва матеріалу, деталей або іншого ресурсу;

б) вартість відстежування відкладених замовлень клієнтури на готову продукцію, якою не виявилося на складі;

в) витрати, пов'язані з частковими або терміновими відвантаженнями на адресу клієнтури;

г) втрачений об'єм збуту або навіть втрачені клієнти.

Ясно, що управління матеріально-технічними запасами має дуже важливе значення для організації. Воно прямим чином впливає на маркетинг, фінансів службу і виробничу функцію.

Яка саме система виявиться найбільш відповідною для управління матеріально-технічними запасами, обумовлюється видом попиту на ту або іншу статтю запасів. Попит може бути залежним або незалежним по своєму характеру.

Говорять, що предмет має залежний (пов'язаний) попит, якщо його використання прямо пов'язане з планами виробництва інших виробів. Цей вид попиту, таким чином, існує в основному на матеріали і комплектуючі вироби, вживані при випуску продукції. Залежний попит існує на деякі матеріали і предмети постачання у сфері надання послуг. Наприклад, попит на деякі хірургічні матеріали в госпіталі пов'язаний з графіком проведення операцій.

Оскільки плани виробництва виробляються завчасно, залежний попит можна прогнозувати з дуже високою мірою точності.

Якщо попит на предмети постачання не обумовлюється планами виробництва інших виробів, то говорять, що такі предмети мають незалежний (самостійним) попит. Попит на більшість готових виробів, а також вироби, що знаходяться в оптових і роздрібних торговельних запасах, є незалежним. Прогнозувати його набагато важче, ніж залежний попит.

Деякі предмети постачання мають як залежний, так і незалежний попит. Виготівник ЕОМ, наприклад, може робити якісь друковані плати, вживані в його ЕОМ. Певна частина попиту на ці плати буде, звичайно, обумовлюватися планами виробництва ЕОМ, в яких вони використовуються. Проте, частину плат можуть замовляти і торговці для ремонту і модернізації існуючих ЕОМ.