Основна вимога до системи: це має бути система управління в кризових ситуаціях, що швидко змінюються. Важливу роль роблять на систему управління запасами в таких умовах внутрішньовиробничі госпрозрахункові взаємини між підрозділами підприємств (наприклад, система госпрозрахункових санкцій по претензіях, яка повинна носити, в першу чергу, профілактичний характер).

У кризових, быстроизменяющихся ситуаціях різко зростає складність управління, істотно ускладнюються і підвищуються вимоги до оперативності рішення традиційних завдань планування і обліку в управлінні запасами, виникає необхідність в принципових змінах методів їх здійснення.

Облік усіх перелічених вище чинників в матеріально-технічному забезпеченні підприємств, а також необхідність рішення сучасних завдань зажадали і структурних перетворень, що виражаються в об'єднанні функцій управління матеріально-технічного забезпечення, складського господарства, маркетингу і збуту під єдиним керівництвом.

У складі системи управління виробничими запасами функціонують дві взаємозв'язані підсистеми:

· на верхньому рівні - управління матеріально-технічним постачанням (УМТС);

· на нижньому рівні - управління зберіганням запасів (складами).

Основне призначення підсистеми УМТС підприємства - планування потреби у виробничих запасах, організація реалізації і розподілу їх, оперативний облік, аналіз, контроль і регулювання руху запасів усередині підприємства, статистична звітність про рух матеріалів.

Організаційна структура служб МТС підприємств відрізняється великою різноманітністю залежно від розміру і типу виробництва, об'єму і номенклатури споживаних матеріалів і виробів, рівня спеціалізації і кооперації, наявності транспортних мереж, мережі постачальницько-збутових організацій в цьому районі, територіального розміщення підприємств і ряду інших чинників.

На більшості підприємств служба постачання, очолювана заступником директора з комерційних питань, є сукупністю управлінських і виробничих підрозділів, організуючих і здійснюючих забезпечення матеріальними ресурсами.

До управлінської частини відносяться комерційна служба, відділи (управління) МТС і відділи зовнішньої кооперації і комплектації (ОВК). Виробнича частина включає матеріальні склади, підсобні господарства, заготівельні ділянки. Окрім спеціальних служб, окремі постачальницькі функції виконують інші підрозділи підприємства (відділи головного механіка, капітального будівництва, інструментальні цехи).

Основними завданнями комерційної служби по МТС на підприємстві являються: пошук найбільш вигідних постачальників (за критеріями оптимальності для підприємства цін і умов постачання); розробка цінової політики підприємства; вивчення і аналіз ринку постачальників і ведення відповідного банку даних; вироблення політики взаємин з постачальниками; запити постачальникам про наявність товарів на складах, цінах і скидках; розробка пропозицій про розширення мережі торговельних точок; визначення нормативів складських запасів; розробка графіків постачання для безперебійного вступу матеріалів на підприємство.

До складу відділу МТС, як правило, входять: планово-економічне бюро (група); матеріальні бюро (групи), спеціалізовані по видах матеріалів; диспетчерське бюро (група); матеріальні склади.

Планово-економічне бюро - розробляє плани постачання; визначає можливості задоволення в конкретних видах ресурсів; проводить техніко-економічне обгрунтування вибору форм постачання; встановлює ліміти відпустки матеріалів цехам і виробничим ділянкам; веде облік і аналіз діяльності ОМТС; складає звідну звітність по МТС.

Матеріальне бюро - складає замовлення і специфікації на матеріальні ресурси і представляє їх підприємствам-постачальникам; бере участь в укладенні договорів по постачаннях продукції; розробляє оперативні плани постачання; організовує завезення матеріальних ресурсів на підприємство.

Диспетчерське бюро - контролює забезпеченість виробництва основними видами матеріалів і виробів; регулює завезення матеріальних ресурсів на підприємство; організовує розвантаження вантажів, що поступають; здійснює оперативний контроль і регулювання вступу матеріалів в цехи і на ділянки.

ОВК відрізняється від відділу МТС не характером виконуваних функцій, а виключно об'єктами матеріально-технічного забезпечення, до яких відносяться комплектуючі вироби і напівфабрикати, деталі, вузли, що отримуються по кооперації з боку. Особливість його діяльності - тісна ув'язка постачання цієї продукції з технологією і ритмом виробництва свого підприємства. - складає замовлення і специфікації на матеріальні ресурси і представляє їх підприємствам-постачальникам; бере участь в укладенні договорів по постачаннях продукції; розробляє оперативні плани постачання; організовує завезення матеріальних ресурсів на підприємство.

У зв'язку з тим, що не завжди можливо добитися повного узгодження темпів постачання матеріальних ресурсів на підприємство і темпів виробництва і збуту готової продукції, для організації безперебійного постачання підприємства, розміщення, зберігання і видачі матеріалів у виробництво велику роль грає складське господарство. Основні функції його: акумуляція матеріальних ресурсів в об'ємах і номенклатурі, достатніх для безперервності процесу виробництва; належне зберігання і облік матеріалів; планомірне, безперебійне і комплектне постачання цехів і ділянок матеріальними ресурсами; підготовка матеріалів до їх безпосереднього споживання. Там же здійснюється значний комплекс операцій, пов'язаних з виконанням функцій вхідного контролю матеріалів, маркіровки, сортування, консервації.

Складське господарство великих підприємств досить складне і складається з мережі складів із спеціальними пристроями і устаткуванням для переміщення, зберігання матеріалів (стелажі, підйомно-транспортне, вагове, вимірювальне і тому подібне). На багатьох підприємствах постійно ведуться роботи по вдосконаленню складського господарства із застосуванням різних засобів механізації і автоматизації складських операцій, як правило, з використанням обчислювальної техніки, впроваджуються автоматизовані системи управління технологічними процесами (АСОВІ ТП) складування. Діючи спільно у рамках системи управління виробничими запасами підприємства з підсистемою УМТС, підсистема управління складським господарством призначена для стовідсоткового (повного) задоволення попиту підрозділів підприємства в багатономенклатурних матеріальних ресурсах, що зберігаються, для безперебійного ходу виробництва при високій ритмічності роботи і мінімальних сукупних витратах у будь-який момент часу.

Як показує досвід впровадження АСУ ТП складськими процесами за кордоном, автоматизація рішення завдань управління запасами дозволяє зменшити об'єм оборотних коштів в запасах на 30% без зниження надійності процесів постачання.

Об'єктом управління підсистеми є виробничий процес на складах підприємства : прийом і відпустка матеріалів, що зберігаються, розміщення усередині складу і пошук необхідних матеріалів, внутрішньоскладські переміщення і так далі

Основними функціями підсистеми управління складським господарством є: прогнозування, планування, облік, контроль, регулювання в реальному режимі часу деталізованими керованими позиціями, причому міра деталізації має бути не менше міри деталізації номенклатури матеріальних ресурсів, що зберігається.

Ці функції дуже тісно пов'язані один з одним і з іншими системами управління на підприємстві, в першу чергу, з оперативним управлінням виробництвом (ОУП) і УМТС.