У оборотних коштах промисловості питома вага виробничих запасів товарно-матеріальних цінностей складає близько 60%.

Неминучість утворення виробничих запасів викликана неспівпаданням швидкості, часу і простору виробництва і споживання сировини і матеріалів : швидкість їх виробництва у виробника (постачальника) практично завжди вище за швидкість споживання на підприємстві-споживачі у зв'язку з тим, що постачальник робить їх у великих масштабах для багатьох споживачів.

Не буде перебільшенням сказати, що виробничі запаси є однією з причин самого існування підприємства. Запаси не лише зв'язують засоби, але і само їх складське зберігання і організація збереження також відволікають значні ресурси.

Основне призначення виробничих запасів - забезпечення безперервності виробничого процесу на підприємстві. Щоб забезпечити найбільш ефективні результати виробництва при найменших витратах, вимагається підтримувати достатній, але не надмірний рівень виробничих запасів, оскільки зайві запаси ведуть до заморожування вкладених в них оборотних коштів і неможливості їх використання в інших цілях.

Якщо запаси малі, то може порушитися виробничий процес на підприємстві.

У усіх товаропродукуючих виробничих системах і більшості систем сфери обслуговування є певні запаси. У готелі, наприклад, необхідно мати запас предметів для ванних кімнат, прибирання приміщень, запас електричних лампочок, може бути навіть запас продуктів харчування і інших речей, що вимагаються для прийому постояльців.

Своєчасне комплексне забезпечення усіма необхідними матеріальними ресурсами у встановлені терміни і з найменшими витратами на підприємстві здійснюється за допомогою багатофункціональної системи управління виробничими запасами.

При цьому слід підкреслити, що в нових умовах господарювання різко змінилися і умови, пов'язані з матеріально-технічним забезпеченням в народному господарстві країни.

По-перше, існуюча жорстка централізована система планування і розподілу матеріальних ресурсів сприяла тому, що споживач (підприємства) не був зацікавлений в їх економії, а намагався отримати в можливо більшій кількості внаслідок довготривалої процедури формування заявок і замовлень, необов'язковості постачальників, управління запасами на вищих рівнях по агрегованих номенклатурах і так далі

По-друге, система фондування усіх ресурсів виключає навіть теоретичну можливість використання на практиці наукових методів управління запасами: розрахований навіть на основі самих якнайточніших моделей і із застосуванням ЕОМ оптимальне замовлення не могло бути виконане, оскільки усі ресурси вже заздалегідь були розподілені.

По-третє, реальні матеріальні запаси складаються з безлічі окремих максимально деталізованих номенклатур, які є конкретним предметом споживання. Інформація ж про рух цих запасів, поступаючи на вищі рівні управління, агрегується в часі і просторі і придатна для виявлення статистичних закономірностей, але не для ухвалення оптимальних управлінських рішень на конкретному підприємстві. Але, як відомо, на вищих рівнях управління ніяких реальних матеріальних запасів немає, вони знаходяться на підприємствах.

По-четверте, моделі управління запасами, що розглядаються в теоретичних роботах, вимагають для свого практичного використання певної інформаційної бази (про попит на ресурси, що зберігаються, в номенклатурі, про функції витрат, про обмеження і так далі). Наявна на підприємствах інформація носить обліковий характер, не розрахована на застосування теоретичних методів, що істотно обмежує можливості їх використання на практиці.

По-п'яте, економія матеріальних ресурсів доки є більшою мірою наслідком малої напруженості початкових норм, чим результатом планомірної, цілеспрямованої дії на показники роботи підприємства.

По проведених дослідженнях до 80% санкцій підрозділів підприємств, так або інакше, пов'язані з невиконанням планових завдань по матеріально-технічному забезпеченню. Проте збиток, що наноситься виробничим і іншим підрозділам службами постачання підприємства, не компенсується, а списується на загальнозаводські витрати. Стосовно системи управління запасами усе це ще не зжиті елементи практики жорсткого централізованого управління матеріальними ресурсами, що виходить з їх постійної дефіцитності в умовах незбалансованої економіки, відсутність і нерозвиненість економіко-правових норм господарювання.