Логістична інформаційна система виконує ряд специфічних функцій :

1) планування

2) координування

3) обслуговування

4) управління

У основі функціональної піраміди логістичної інформаційної системи лежить система операцій між ланками логістичної системи, що визначає взаємини між функціональними підрозділами фірми (у плані реалізації логістичних функцій), логістичними посередниками і споживачами продукції фірми. На рівні аналізу логістичні регіональні або адміністративні менеджери фірми в основному використовують інформацію в тактичних цілях для маркетингу, прогнозування фінансових і операційних виробничих показників. Нарешті, на верхньому стратегічному рівні логістика визначає стратегію менеджменту і пов'язана із стратегічним корпоративним плануванням і місією фірми.

Характеристики системних рівнів функціональної структури логістичної інформаційної системи пов'язані з досягненням певної стратегічної і тактичної мети фірми і конкурентних переваг.

Організаційна структура логістичної інформаційної системи може бути укрупнено сформована з чотирьох підсистем: управління процедурами замовлень, наукових досліджень і зв'язку, підтримки логістичних рішень і генерування вихідних форм і звітів. Ці взаємозв'язані підсистеми здійснюють інформаційно-комп'ютерну підтримку усіх функцій логістичного менеджменту і зв'язок з мікро- і макрологістичним зовнішнім середовищем.

У організаційній структурі логістичної інформаційної системи в якості однієї з основних підсистем виділена підсистема управління процедурами замовлень, що обумовлено безпосереднім контактом цієї підсистеми із споживачами в процесах обробки і виконання замовлень. Велике значення тут має використання концепції "електронного обміну даними" і заснованих на ній стандартів.

Підсистема наукових досліджень і зв'язку відбиває вплив зовнішнього і внутрішнього середовища фірми на процес логістичного менеджменту і здійснює взаємодію між ланками логістичної системи і функціями управління за рахунок:

- - інтеграції логістичного планування з корпоративним плануванням;

- - взаємодії логістичного менеджменту з іншими корпоративними функціями;

- - стратегічних установок для організаційної структури логістичної системи і персоналу;

- - інтеграції інформаційних технологій;

- - підготовки або покупки технологічних рішень і використання посередників;

- - адаптації до умов фірми форм логістичних ланцюгів, каналів і мереж, а також функцій управління;

- - акцентування на продуктивності і якості послуг в логістиці.

Дана підсистема відіграє важливу роль у віддзеркаленні змін і вимог як зовнішнього, так і внутрішнього середовища фірми. Логістичний менеджер може використовувати цю підсистему для сканування мікро- і макросередовища фірми чотирма способами:

1) непрямим розглядом на основі загального аналізу отримуваної інформації, коли немає певної заданої мети;

2) прямим розглядом, коли інформація про зовнішнє і внутрішнє середовище фірми активно аналізується із заздалегідь сформульованою метою;

3) неформальним дослідженням відносно обмежених і неструктурованих даних;

4) формальним дослідженням з використанням заздалегідь складеного плану, процедур і методів обробки і аналізу отримуваної інформації.

Для оптимізації результатів оцінювання впливу зовнішнього і внутрішнього середовища фірми на поведінку логістичної системи логістичний менеджер повинен використовувати ключові інформаційні джерела підсистеми в процесі моніторингу. Тут необхідно враховувати два аспекти. По-перше, використання інформації персоналом фірми для оцінки ефективності своїх логістичних рішень. Наприклад, бухгалтерська інформація або відомості про ціни на готову продукцію конкурентів можуть дати вичерпну відповідь про ефективність менеджменту; інформація про розміри вантажних відправок може бути використана транспортними підрозділами фірми і т. д. По-друге, логістичні партнери фірми, такі, як постачальники матеріальних ресурсів, торговельні посередники, перевізники і споживачі готової продукції також можуть використовувати інформацію підсистеми для поліпшення координації і зниження власних витрат. Важливе місце в даній підсистемі належить прогнозуванню, зокрема, таким його аспектам, як збір початкової інформації, оцінка точності, достовірності, використання найбільш ефективних методів прогнозування.

Третім компонентом логістичної інформаційної системи є підсистема підтримки логістичних рішень, яка є інтерактивною комп'ютерною інформаційною системою, що включає бази даних і аналітичні моделі, що реалізовують, як правило, оптимізаційні завдання, що виникають в процесі логістичного менеджменту. Підсистема формує, оновлює і підтримує по-різному структуровані, централізовані і розподілені бази даних для чотирьох основних типів файлів :

- - базисних файлів, що містять зовнішню і внутрішню інформацію, необхідну для ухвалення логістичних рішень;

- - критичних чинників, що визначають головні дії, мети і обмеження при ухваленні рішень;

- - політики/параметрів, що містять основні логістичні операційні процедури для ключових областей;

- - файлів рішень, що зберігають інформацію про попередні (періодичних) рішення для різних логістичних функцій.

У цій підсистемі використовується велике число економіко-математичних моделей і методів (зокрема, прогнозування для підтримки рішень, що приймаються логістичним менеджментом). Усі ці моделі і методи можна розділити на класи: оптимізаційні, евристичні і імітаційні. Оптимізаційні моделі ухвалення рішень засновані на методах операційного числення : програмування (лінійного, нелінійного, динамічного, стохастичного, цілочисельного), математичної статистики (кореляційно-регресійний аналіз, теорія випадкових процесів, теорія ідентифікації, теорія статистичних моделей ухвалення рішень і т. п.), варіаційного числення, оптимального управління, теорії масового обслуговування, графів, розкладів і т. д. Зокрема, для різних логістичних функцій можна вказати наступні завдання:

- - оптимальна диспетчеризація у виробництві, транспортуванні, вантажопереробці;

- - оптимальне розміщення об'єктів у виробництві, розподілі, складуванні;

- - побудова оптимальних логістичних ланцюгів, каналів, мереж;

- - побудова оптимальної організаційної структури логістичної системи;

- - оптимальна маршрутизація;

- - визначення оптимальної тривалості складових логістичних циклів;

- - оптимізація процедур збору, обробки і виконання замовлень;

- - оптимізація параметрів систем управління запасами;

- - оптимальний вибір перевізника, експедитора, постачальника і т. д.

У даній підсистемі широко застосовуються інтерактивні (діалогові) процедури інформаційної підтримки ухвалення рішень логістичним менеджментом.

Четвертий елемент організаційної структури логістичної інформаційної системи - підсистема генерування вихідних форм і звітів.

Система інформаційного забезпечення в логістиці для виконання вищеперелічених функцій має бути відповідним чином організована. Специфіка цієї системи полягає в тому, що в процесі своєї діяльності вона повинна мати можливість чинити дію на усі функціональні підсистеми логістичної організації. Виходячи з цього можливі три способи її організації : централізований, децентрализованный і спеціалізований.

При централізованому способі організації діяльність по інформаційному забезпеченню зосереджена в одному управлінні (підрозділі) і підкоряється безпосередньо вищому керівництву організації через віце-президента (заступника директора) по інформаційних системах (технологіям). Перевагою такого способу організації є забезпечення високої ефективності робіт по впровадженню нових інформаційних систем і технологій. До недоліків можна віднести високі витрати на зміст апарату управління.

При децентрализованном способі організації підсистеми інформаційного забезпечення фахівці різних функціональних підрозділів виконують функції управління інформаційними потоками у своїй предметній області. Перевагою такого способу організації є високий рівень знань предметної області менеджера по інформаційних системах, недоліком - дублювання однотипних завдань і функцій в різних підрозділах організації.

При спеціалізованому способі в організації відсутні підрозділи по інформаційних системах (технологіям). При необхідності розробки і впровадження нової інформаційної системи ці організації звертаються в спеціалізовані фірми і виконують роботи на договірній основі (аутсорсинг).

Це характерно для малих організацій, які не можуть мати своїх фахівців в області інформаційних технологій, зайнятих повний робочий день, і удаються до послуг консультантів. Перевагою цього способу організації системи інформаційного забезпечення є високий рівень наукових і методичних розробок, недоліком - складність обліку специфічних особливостей об'єкту.

Вибір того або іншого способу організації системи інформаційного забезпечення залежить від багатьох чинників, передусім від розмірів організації, існуючих в ній бізнес-процесів, наявності вільних грошових коштів. Відмітимо: система інформаційного забезпечення нині досягла такого рівня спеціалізації, що вимагає уваги до своєї організації - це розуміють сучасні керівники. Тому будь-яка мала організація має у своєму складі інформаційні служби. Інформаційна система, необхідна для адекватного виконання функцій логістики, повинна відповідати наступним вимогам:

- - інформаційні потоки мають бути сумісними в інформаційному відношенні;

- - внутрішні взаємозв'язки і взаємозалежності інформаційних потоків повинні носити причинно-наслідковий характер;

- - ієрархічна соподчиненность інформаційних потоків до має бути чіткою;

- - інформаційній системі має бути властиво властивість интегративности.