Початковим етапом проведення будь-якого діагностичного дослідження є встановлення цілей, структури і меж досліджуваного об'єкту, тобто його характеристика. Для того, щоб описати систему управління матеріальними потоками і дати їй узагальнену характеристику, необхідно виділити істотні ознаки, що дозволяють визначити її як частина системи вищого порядку. До таких ознак належать:

1. відособленість - характеризує розподіл завдань і функцій управління матеріальними потоками між підрозділами підприємства;

2. відкритість - вказує на зв'язаність логістичної системи із зовнішнім середовищем, її орієнтацію на пошук можливостей рішення виникаючих проблем в зовнішньому середовищі;

3. стабільність або змінність стану і поведінки логістичної системи в часі - характеризує наявність механізму адаптації до вимог середовища;

4. характер структури системи управління матеріальними потоками - вказує на міру її складності, формалізації і централізації;

5. вид структури - характеризує особливості просторового стану і переважаючого механізму координації діяльності, наприклад лінійна або функціональна структура. Оцінка внутрішнього стану системи управління матеріальними потоками служить основою виявлення ознак проблем.

У загальноприйнятому розумінні проблема визначає ситуацію, при якій має місце розбіжність між бажаним і дійсним станом об'єкту. Про наявність проблемної ситуації можна судити за зовнішніми і внутрішніми ознаками стани системи і її зовнішнього оточення.

Зовнішні ознаки характеризують ситуацію, пов'язану з можливістю підвищення ефективності логістичної системи внаслідок прогресивних змін в зовнішньому середовищі, що сталися, на які у неї немає готових рецептів. В якості таких ознак може служити поява нових технологій і матеріалів, ефективніших засобів транспортування, нових джерел збуту і баз постачання.

Внутрішні ознаки визначають ситуацію, при якій рішення, що реалізовуються логістичною системою, не дають очікуваного результату, що знаходить віддзеркалення в низькій ефективності прийнятої схеми управління матеріальними потоками (не виконуються терміни постачань, не забезпечується необхідна якість матеріалів; відсутній контроль за рівнем запасів, мають місце затримки в ухваленні рішень і так далі).

Проблемою управління матеріальними потоками є такий стан системи, зміна якого внаслідок нестандартної ситуації або відсутності необхідних для цього передумов неможлива відомими способами.

Існування проблем управління матеріальними потоками встановлюється за допомогою збору і обробки інформації. Оцінка стану матеріальних потоків здійснюється за допомогою системи показників, відбиваючій особливості управління матеріальними потоками на окремих стадіях руху товару, в процесі транспортування і складування матеріалів.

По кожній з підсистем управління матеріальними потоками виділяються наступні групи показників :

1. Цільові показники:

a. Надійність системи закупівель;

b. Питома вага задоволених потреб;

c. Забезпеченість потреби в матеріалах.

2. Структурні показники:

a. Кількість працівників, що беруть участь в процесі постачання;

b. Структура замовлень;

c. Об'єми закуповуваних ресурсів.

3. Показники економічності і якості :

a. Витрати на постачання однієї умовної одиниці продукції, що поставляється;

b. Кількість постачань, що мають які-небудь відхилення до загального числа постачань;

c. Час постачань.

Результатом цього етапу діагностики служить перелік функцій і процесів управління, по яких спостерігаються відхилення між фактичною і очікуваною віддачею рішень, а також можливих станів середовища, для реакції на які система не має готової програми дій.