Практична реалізація концепції управління матеріальними потоками пов'язана з оптимізацією сукупних запасів. Критерієм оптимізації запасів є загальні витрати на виконання замовлень і зберігання матеріалів. У системі закупівлі і зберігання матеріалів витрати діляться на наступні групи:

· витрати на виконання замовлення;

· прямі витрати, визначувані закупівельною ціною;

· витрати на зміст запасів;

· "витрати дефіциту".

Витрати па виконання замовлення пов'язані з розміщенням і постачанням замовлення. До їх числа відносяться такі статті витрат, як вартість розробки умов постачання і їх підготовка до твердження; витрати з придбання рекламних каталогів; витрати, пов'язані з контролем виконання замовлення і скороченням терміну їх виконання; транспортні витрати, якщо вартість транспортування не входить у вартість отримуваного товару; витрати на складування і отримання замовлення. Деякі з них фіксуються в замовленні і не залежать від об'єму, інші, наприклад транспортні і складські витрати, знаходяться в прямій залежності від величини замовлення.

В цілому витрати на виконання замовлення включають будь-які види витрат, величина яких залежить від числа виконуваних замовлень.

Прямі витрати визначаються ціною закуповуваних матеріалів і змінюються залежно від оптової скидки до ціни, яка встановлюється при збільшенні розміру партії замовлення.

Витрати на зміст запасів визначаються витратами на зберігання матеріалів і самим фактом наявності запасів. До цієї групи витрат входять такі статті витрат, як можливий відсоток на капітал, вкладений в запаси; витрати на складські операції і плата за використання або оренду складу; поточні витрати на зміст складів, що належать виробничій одиниці; витрати, пов'язані з ризиком псування і морального старіння матеріалів, а також страхові і податкові витрати. Зниження запасів призводить до зменшення складських витрат і поточних витрат на зміст складських приміщень.

"Витрати дефіциту" є витратами, що виникають у зв'язку з обмеженістю в якийсь період тих або інших матеріальних ресурсів. До цієї групи витрат відносять втрати трьох видів :

1. втрати у виробництві, пов'язані з призупиненням виробничого процесу через відсутність необхідних матеріалів, а також заміною матеріалу на іншій за вищою ціною;

2. вартість втрачених продажів у разі невиконання замовлення, якщо замовник звертається до іншого виготівника (у такій ситуації витрачання дефіциту визначаються як втрати прибули);

3. додаткові витрати, що виникають у разі очікування виконання замовлення.

Складські витрати укрупнено розраховують по загальній нормі, яка враховує співвідношення постійної і змінної частини витрат. Норма складських витрат складає

(2.9.1)

де Н - норма складських витрат;

А - процентна ставка на вкладений в запаси капітал;

У - норма витрат по збереженню матеріалів на складі;

(2.9.2)

де Г - витрати по збереженню матеріалів на складі за певний період;

Д - середня вартість складського запасу.