Процес придбання матеріалів включає ряд логічно взаємозв'язаних видів робіт. Виділяються наступні стадії процесу придбання матеріалів :

1. складання заявок,

2. аналіз заявок,

3. вибір постачальників,

4. розміщення замовлень,

5. контроль за виконанням замовлень,

6. завершення процесу придбання.

Складання заявок. Заявки на придбання матеріалів готуються відповідними співробітниками функціональних підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про те, які види і яка кількість матеріалів потрібно підприємству, коли вони мають бути отримані і хто склав заявку. Заявки складаються так, щоб очікувані до вступу кількості матеріалів випереджали фактичні потреби в них.

Час між розміщенням заявок і отриманням матеріалів називається часом випередження. Працівники, відповідальні за складання заявок, повинні встановлювати терміни постачання матеріалів з мінімальним випередженням, враховуючи можливості постачальника і потреби споживача матеріалів.

Аналіз заявок. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з інших підрозділів. Мета аналізу - забезпечення мінімальних витрат по кожному виду матеріалів, конкретні споживні властивості яких передбачається використовувати у виробництві продукції. Методами дослідження є функціонально-вартісний аналіз і конструювання вартості.

В процесі аналізу мають бути отримані відповіді на наступні питання:

· Чи можуть дешевші матеріали задовольнити потребі виробництва?

· Чи виправдані ці потреби?

· Чи можуть інші види матеріалів задовольнити зазначені потреби?

· Чи можна спростити конструкцію вироблюваного виробу?

· Чи в змозі постачальник понизити ціни на матеріали, беручи участь разом із споживачем в розробці виробу або аналізуючи отримані специфікації?

Служба постачання не має права замінювати матеріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають, і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можуть привести до зниження вартості замовлень.

Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями являються: надійність постачальника, здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в потрібні терміни, постачання матеріальних ресурсів за можливо мінімальними цінами, віддаленість постачальника від споживача, наявність у постачальника вільних потужностей і так далі

Основними джерелами відомостей про постачальників і матеріали є особисті контакти з "продавцями", оголошення в рекламних виданнях, описи товарів, які даються в каталогах і проспектах, відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції, інформація, що отримується від банків, торговельних асоціацій, державних установ і так далі

Із списку постачальників, що мають міцну репутацію, вибираються ті, хто пропонує найбільш вигідні умови з точки зору ціни і термінів постачання. Великі замовлення доцільно розподіляти між двома і великою кількістю постачальників з тим, щоб перевірити конкурентоспроможність основного постачальника і захистити себе від можливих несподіванок.

Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється різними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виробів. Основними методами закупівель є:

§ оптові закупівлі (одна велика партія за один раз);

§ регулярні закупівлі матеріалів (покупець замовляє необхідну кількість матеріалів, які поставляються йому дрібними партіями впродовж певного періоду);

§ щоденні (щомісячні) закупівлі (використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);

§ отримання матеріалу в міру необхідності;

§ одиничні закупівлі (матеріал замовляється у тому випадку, якщо його потрібно і вивозиться із складів постачальників у випадках, коли неможливо отримувати матеріал в міру необхідності).

Документально замовлення оформляється за допомогою укладення контракту між постачальником і споживачем матеріалу.

Основні елементи контракту.

1. Пропозиція і прийняття пропозиції. Контракт складається у разі, якщо одна сторона пропонує якусь партію товарів за призначеною ціною, а інша сторона приймає цю пропозицію.

2. Фінансові умови. Контракт повинен мати вартість, тобто він стає контрактом в юридичному сенсі тільки тоді, коли в нім обумовлені фінансові умови.

3. Право укладати контракти. Таке право мають тільки певні посадовці (директор, генеральний директор), уповноважені підприємством і діючі від його імені.

4. Законність. Контракт зобов'язаний бути законним, тобто цілком відповідати юридичним нормам країни.

Структура контракту передбачає визначення предмета контракту, вказівку якості і кількості товару, суму контракту, порядок постачання і приймання товару, відповідальності сторін порядок вирішення суперечок.

Контроль за виконанням замовлень. Розміри замовлень і тривалість періоду, впродовж якого ці замовлення виконуються, контролюються відділом матеріально-технічного постачання. При цьому можливе коригування графіків постачання матеріалів і відповідні уточнення графіків випуску продукції.

Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів в точній відповідності з умовами контракту - необхідна ознака завершення угоди. Важливе значення має приймання продукції, в процесі якого необхідно упевнитися, що поставлений матеріал:

· потрібної якості;

· у потрібній кількості;

· у обумовлений час;

· за обумовлену ціну.

Купівля-продаж відповідним чином документально оформляється. Документальне оформлення постачань припускає отримання від постачальника повідомлення про відвантаження і супровідного листа, в яких вказується кількість товарів і час постачання. Вступ матеріалів на склад оформляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.