Процедура отримання і оцінки пропозицій від потенційних постачальників може бути організована по-різному Найбільш поширеними і ефективними являються: 1) конкурсні торги; 2) письмові переговори між постачальником і споживачем.

Конкурсні торги (тендери) - поширена форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у разі, якщо передбачається закупити сировину, матеріали, що комплектують на велику грошову суму або планується налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві. Постачальник отримує точне уявлення про умови роботи із споживачем. Споживач поєднує рішення проблем отримання необхідного товару і вибір найкращого в усіх відношеннях постачальника.

Проведення тендеру включає наступні етапи: 1) реклама; 2) розробка тендерної документації; 3) публікація тендерної документації; 4) приймання і розкриття тендерних пропозицій; 5) оцінка тендерних пропозицій; 6) підтвердження кваліфікації учасників торгів; 7) пропозиція і присудження контракту.

Організація конкурсних торгів - складна і багатопланова робота. Тут ми обмежимося лише короткою її характеристикою, необхідною для ознайомлення з цією широко використовуваною в індустріально розвинених країнах можливістю налагодження високоефективних взаємин постачальників і споживачів.

Тендерна документація, як правило, має досить великий об'єм і виконує ряд важливих функцій, а саме:

- інструктує учасників тендеру про процедуру торгів;

- дає опис закуповуваних товарів або послуг;

- встановлює критерії для оцінки пропозицій;

- визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в строгій відповідності з критеріями, приведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

- попереднє призначення членів тендерного комітету, що проводить оцінку пропозицій;

- розгляд тільки тих пропозицій, які відповідають вимогам, викладеним в тендерній документації;

- безумовне наслідування оголошених в тендерній документації процедур оцінки;

- відсутність яких-небудь переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, в якому повинно бути показано, як оцінювалися тендерні пропозиції, обгрунтовані причини відхилення пропозиції і дані рекомендації по присудженню контракту. Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідне, таке, що відповідає кваліфікаційним вимогам тендерна пропозиція.

Іншим варіантом процедури отримання пропозиції від потенційного постачальника можуть бути письмові переговори між постачальником і споживачем. В процесі письмових переговорів споживач отримує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами. Перший — коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції (чи оферти). Ці документи аналогічні пропозиціям, що отримуються від постачальників при проведенні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій строго визначені, оферти у разі письмових переговорів можуть мати різну форму і зміст. Зазвичай вони включають наступні реквізити:

- найменування товару;

- кількість і якість товару;

- ціну;

- умови і термін постачання;

- умови платежу;

- характеристику тари і упаковки;

- порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими і вільними. Тверда оферта спрямовується тільки одному покупцеві з вказівкою терміну дії оферти, впродовж якої продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді впродовж цього терміну рівноцінне відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавцеві можуть бути спрямовані і контрумови покупця. Якщо контрагентам не вдається прийти до угоди впродовж терміну дії пропозиції, то переговори тривають без урахування зобов'язань продавця, узятих їм по твердій оферті. Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не включає ніяких зобов'язань продавця по відношенню до покупця. Вона може висилатися необмеженому числу потенційних споживачів і включати як перелічені вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є отримання пропозиції (оферти). У запиті вказуються усі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу і ін.), окрім ціни, яка вказується в пропозиції у відповідь. У випадку якщо потенційний покупець звертається до своїх постійних контрагентів, то замість запиту може бути вислане замовлення.

Оцінка пропозицій, що поступили до потенційного споживача, може вестися різними способами. Це може бути строго регламентований процес, як у разі конкурсних торгів, або вільніша процедура. Найчастіше основним критерієм для відбору пропозиції є висока якість у поєднанні з мінімальною ціною.