Важливе значення в реалізації плану закупівель мають приймання продукції, документальне оформлення постачань, перевірка якості і кількості товару.

1. Приймання продукції. В першу чергу необхідно упевнитися, що отриманий товар: а) потрібної якості; б) в потрібній кількості; в) від свого постачальника; г) в обумовлений час; д) за обумовлену ціну.

В цілях заощадження часу, зусиль і відповідно грошей слід потурбуватися про те, щоб складські приміщення, місця розвантаження, приймання товару були розташовані як можна ближче один до одного і недалеко від виробничих приміщень. Щоб уникнути скупчення транспорту на території підприємства або біля воріт складу, для економії витрат праці на навантажувально-розвантажувальних роботах складіть графік постачань, узгоджений з усіма постачальниками. Передбачите при цьому, щоб основна сировина поставлялася в строго певні дні, а інші види матеріалів - в міру необхідності. Такі заходи дозволять, крім того, не відривати робітників основного виробництва для розвантаження несподівано прибулого транспорту.

2. Документальне оформлення постачань. Для правильного виконання операцій, пов'язаних з постачаннями товарів, необхідно уважно працювати з документами, що їх відбивають.

Копія замовлень має бути спрямована в підрозділ-споживач для перевірки на відповідність повідомленням про постачання товару, що фактично поступив. При перевірці використовують і специфікації (опис товару). Повідомлення про відвантаження направляє постачальник після підготовки продукції до відправки. У цьому документі вказується номер замовлення і час постачання. Супровідний лист обов'язково супроводжує поставлену партію товару і підтверджує, що ці товари призначені для певної фірми.

Документ постачальника застосовується, коли постачальник користується транспортом іншої фірми. У цьому документі вказуються:

- назва і адреса відправника;

- опис продукції;

- кількість місць;

- маса (вага) продукції;

- особливості транспортування;

- назва постачальника.

Підтвердження отримання постачання використовують для інформування підрозділів-споживачів про фактичну доставку товарів і для контролю в бухгалтерії відповідності повідомлення про відвантаження товару і копій замовлення і рахунку. У книзі реєстрації товарів вказуються: номер супровідного листа, дата постачання, відправник, спосіб транспортування і дається короткий опис товарів.

Деякі фірми не використовують приведені види повідомлень про отримання товару, а закладають інформацію в комп'ютер. Проте на випадок недобросовісної постачальника необхідно виявити передбачливість і зберегти якісь письмові документи. Не буде зайвим в окремому документі фіксувати брак і інші недоліки поставленого товару, оскільки це допоможе відділу закупівель вжити необхідні заходи.