В умовах ринкової економіки використання більшістю фірм в господарському обороті документів, введених в колишні роки (замовлення-наряд, різного роду накладні і т. п.), у багатьох випадках вже не задовольняє сучасним вимогам. Відносно ведення документації по закупівлях керівникам відповідних відділів доцільно розробити стандартні бланки, в які рекомендується включити наступні позиції, :

1. Назва документу. В цілях виділення бланка замовлення серед інших документів необхідно позначити його словом "Замовлення" або "Замовлення на постачання".

2. Порядковий номер. Порядковий номер використовується в документах, що додаються до копії замовлення (товарно-транспортна накладна, вантажна митна декларація, рахунок-фактура і т. п.). Окрім цього, номер допоможе швидко відшукати потрібний документ.

3. Назва і адреса компанії. Ці відомості інформують постачальника про те, з ким йому належить мати справу, куди поставляти товар і куди посилати рахунок.

4. Відповідальність за замовлення. У бланку замовлення вкажіть посадовець, з яким постачальник може з'ясувати усі питання, пов'язані із замовленням. Бажано, щоб ним була людина, що стоїть у витоків замовлення. Це допоможе постачальникові при необхідності знайти конкретну людину для вирішення своїх проблем.

5. Дата, найменування і адреса постачальника.

6. Терміни постачання і кількість товарів, що поставляються.

7. Опис товарів. Необхідні товари мають бути чітко визначені в замовленні на постачання з відповідними посиланнями на пропозицію про закупівлі, заявку або специфікацію.

8. Адреса постачання. У випадках коли адреса постачання відрізняється від основної адреси компанії, названого в бланку замовлення, необхідно його вказати.

9. Ціна. У бланку замовлення має бути проставлена ціна товару щоб уникнути конфліктних ситуацій при розрахунку за поставлені товари.

10. Розрахунковий рахунок. Щоб не виникали різні фінансові непорозуміння, необхідно вказати свої банківські реквізити.

Зарубіжні фірми (окрім найдрібніших) використовують, як правило, чотири екземпляри замовлення. Для полегшення роботи вони зазвичай забарвлені в різні кольори. Екземпляр 1 (білий) - вирушає постачальникові. Це замовлення на постачання. Він зобов'язав постачальника поставляти товари згідно з обумовленими умовами, а замовника приймати і оплачувати товар. Екземпляр 2 (рожевий) - вирушає у фінансовий відділ, підтверджує передачу замовлення і є основою для оплати рахунку. Екземпляр 3 (блакитний) - вирушає у відділ матеріально-технічного постачання. По йому відділ перевіряє відповідність кількості і якості товарів, зазначених в бланку замовлення і транспортної накладної, і повідомляє відділ закупівель і фінансовий відділ про доконане постачання. Екземпляр 4 (зелений) - оставляется для контролю і використовується при необхідності дозволу конфліктних ситуацій з постачальниками. Після того, як відділ матеріально-технічного постачання підтвердив отримання товарів, зелений екземпляр здається в архів.

Залежно від особливостей фірми кількість, кольори і варіанти використання екземплярів можуть варіювати. Важливо полегшити роботу і уникнути можливих чисто технічних помилок.