В процесі планування закупівель необхідно визначити:

1) які матеріали потрібно; 2) кількість матеріалів, які знадобляться для виробництва продукту; 3) час, коли вони знадобляться; 4) можливості постачальників, у яких можуть бути куплені товари; 5) необхідних площ складських приміщень підприємства; 6) витрат на закупівлі; 7) можливостей організації самостійного виробництва деяких деталей на підприємстві.

Існує безліч методик визначення того, скільки необхідно закуповувати матеріалів для виробництва продукції і з якою періодичністю вони повинні поступати від постачальників, але усі вони вимагають інформації про те, як використовувалися аналогічні матеріали у минулому. Наприклад, минулого року було використано 1000 одиниць сировини, що за тиждень склало 1000: 52 = 19 одиниць. Ця кількість може бути використана в майбутньому.

Потреба в матеріалах можна розрахувати, розглядаючи певну програму виробництва кінцевого продукту. В цьому випадку йдеться про залежний попит, який розраховується за допомогою методики MRP, - 1 (планування потреби в матеріалах). Принцип її простий. Вихідна точка - це передбачуваний або відомий попит на кінцеву продукцію. Зборка кінцевої продукції із закуповуваних і вироблюваних самостійно матеріалів закріплюється в списках. При цьому має бути відомий час постачань матеріалів і час їх виробництва на власному підприємстві. Далі, виходячи з часу постачань кінцевого продукту споживачеві визначають брутто-потребу в тих, що поставляються і вироблюваних самостійно матеріалах. Брутто-потреба переводиться потім в нетто-потребу. При цьому враховують:

- готівковий запас;

- плюс замовлені матеріали і заплановане власне виробництво;

- мінус замовлення, призначене для попередньої серії продукції.

На підставі даних розрахунку визначають час виконання замовлення. Це час з моменту подачі замовлення до моменту постачання продукту. Перевага застосування методики планування потреби в матеріалах полягає в тому, що закупівлі і виробництво плануються виходячи з потреб в кінцевому продукті.

Якщо попит споживачів коливається, слід користуватися методом згладжування таких коливань. Застосування цього методу доцільне у випадках коливань попиту, що регулярно повторюються (наприклад, сезонних), на кінцевий продукт. Згладжування досягається порівнянням фактичного споживання в попередньому періоді з прогнозними значеннями, розрахованими для цього ж періоду, :

Прогноз на новий Прогноз на передуючий

= + ax.

період період

Прогнозні значення в окремі періоди коригуються за допомогою так званого чинника а, значення якого знаходиться в межах від 0 до 1. Чим більше значення о, тим вагоміше вплив найближчих минулих періодів і метод більше підходить для оцінки фактичного споживання.

У логістиці використовуються і інші методи визначення потреби в матеріалах: 1) детермінований; 2) стохастичний; 3) евристичний. Перший використовується, коли відомі певний період виконання замовлення і потреба в матеріалах по кількості і термінам. Другий - коли основою для розрахунку є математико-статистические методи, що дають очікувану потребу. За допомогою третього методу потреба визначається на основі досвіду працівників.

Усі розглянуті методи визначення кількості, термінів і періодичності закупівель мають свої достоїнства і недоліки з точки зору точності, витрат часу, вартості послуг або визначення потреб в матеріалах. Їх вибір залежить від:

- профілю фірми;

- можливостей замовника;

- типу виробів;

- наявності і виду складів;

- системи контролю за станом запасів.