У країнах з ринковою економікою основною метою закупівельної логістики є задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю. Проте її досягнення залежить від рішення цілого ряду завдань. У узагальненому виді ці завдання можна згрупувати таким чином.

1. Витримка обгрунтованих термінів закупівлі сировини і комплектуючих виробів (матеріали, закуплені раніше наміченого терміну, лягають додатковим навантаженням на оборотні фонди підприємств, а запізнення в закупівлях може зірвати виробничу програму або привести до її зміни).

2. Забезпечення точної відповідності між кількістю постачань і потребами в них (надлишок або недостатня кількість товарно-матеріальних ресурсів, що поставляються, також негативно впливає на баланс оборотних фондів і стійкість випуску продукції і, крім того, може викликати додаткові витрати при відновленні балансового оптимуму).

3. Дотримання вимог виробництва за якістю сировини і комплектуючих виробів.

Основу економічної ефективності закупівельної логістики складають пошук і закупівля необхідних матеріалів задовільної якості за мінімальними цінами. У вивченні ринку, яке проводиться відповідними відділами фірм, питання цін - головне, але істотну роль також грає аналіз інших чинників, у тому числі можливих логістичних витрат і термінів постачань. Для оптового покупця такий стан справ вимагає точного розрахунку витрат. Хоча міра впливу постачальницьких витрат на рівень загальних виробничих витрат в трудомістких і капіталомістких галузях не така велика в порівнянні з іншими галузями економіки (особливо матеріаломісткими), розрахунок витрат на придбання сировини і матеріалів багато в чому визначає подальшу стратегію виробництва і збуту кінцевої продукції.

У західній практиці закупівельної діяльності вироблений ряд "загальних правил" або рекомендацій, які не лише істотно полегшують стосунки з постачальниками і банківською сферою, але і зміцнюють положення компанії, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Цей своєрідний кодекс характеризує етичні норми партнерства. Він може бути коротко сформульований таким чином: в основі успішної підготовки і виробництва продукції (за інших рівних умов) лежать хороші стосунки між підприємцем, з одного боку, і кредиторами і постачальниками, з іншою. Особливу увагу слід приділяти стосункам з кредиторами, оскільки їх довіра і готовність допомогти особливо важливі.

У стосунках з постачальниками рекомендується триматися декількох основних принципів:

- поводитися з постачальниками так само, як з клієнтами фірми;

- не забувати демонструвати на ділі спільність інтересів;

- знайомити постачальника зі своїми завданнями і бути в курсі його ділових операцій;

- проявляти готовність допомогти у разі виникнення проблем у постачальника;

- дотримувати перейняті на себе зобов'язання;

- враховувати в діловій практиці інтереси постачальника;

- підтримувати по можливості стабільні контакти в діловій сфері.

На оптимізацію ланки логістичного ланцюга "закупівля" впливають не лише зовнішні чинники, перелічені вище, але і внутрішні пріоритети, пов'язані з різним розумінням оптимальної діяльності і цілями інших ланок, що викликає необхідність пошуку економічних компромісів між різними структурними підрозділами фірм.

Розвиток нових областей економіки і розширення пропозиції товарів на ринках промислово розвинених країн Заходу ускладнює функції сфери закупівель сировини і матеріалів. Успішне здійснення закупівель припускає наявність великої інформації про ринки, де вони здійснюються. Що ж до завдань дослідження ринку закупівель, то вони полягають в регулярному зборі і оцінці детальної інформації в цілях визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель. Початковим пунктом дослідження ринку має бути точно сформульована постановка проблеми. Поштовхом до проведення дослідження можуть стати міркування відносно розмірів витрат, змін у власній програмі збуту, використання результатів технічного прогресу, підвищення долі фірми на ринку, конкуренції, ненадійності постачальників, неясності розмірів пропозиції в майбутньому і багато що інше. Простий алгоритм рішення задачі дослідження ринку може бути представлений у вигляді структури його інформаційного забезпечення (мал. 4.1), переліку типів ринку і постановки питань відносно його структури і динаміки.

Мета проведення досліджень ринку закупівель сировини і матеріалів визначає одночасно і тип ринків, які мають бути досліджені. Виділяють наступні їх типи:

 

 

Мал. 4.1. Структура інформаційного забезпечення при дослідженнях ринку закупівель

 

- безпосередні ринки (потреби, що забезпечують нині, в сировині і матеріалах);

- опосередковані ринки (ринки, використовувані постачальниками);

- ринки замінників (повністю або частково замінюваних продуктів);

- нові ринки.

Отримана інформація повинна відбивати такі ринкові категорії, як пропозицію, попит і ринковий баланс. На базі цієї інформації, як правило, дається відповідь на наступні питання:

- яка структура досліджуваного ринку або яка форма ринку має місце?

- як організований досліджуваний ринок або як протікає балансування попиту і пропозиції?

- яким чином розвиватимуться структура і організація ринку?

Для того, щоб можна було глибше утямити сенс перерахованих питань і отримати на них достовірні відповіді, інформація часто подається в трьох аспектах:

- сучасний аналіз ринку ("моментальний знімок");

- динаміка зміни кон'юнктури ринку;

- прогнози зміни ринку.

При проведенні аналізу важливим інструментом дослідження ринку закупівель товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів. Використовуючи запити, ринок можна зорієнтувати на потенційний попит. Дослідження ринку закупівель сировини і матеріалів можуть розглядатися усередині підприємства і як засіб рішення проблем, що виникають в наукових дослідженнях і конструкторських розробках, які пов'язані з характеристиками нової сировини і комплектуючих. Крім того, необхідно мати на увазі, що важлива інформація про зміни і тенденції розвитку ринку закупівель сировини і матеріалів може бути отримана на основі внутрішньозаводської або внутріфірмової звітності.

Вивчення ринку з метою закупівель сировини і комплектуючих виробів, як правило, проводиться паралельно з розробкою нової продукції. Наприклад, в машинобудуванні воно починається і здійснюється на стадії конструювання виробів. Завдання органів постачання - забезпечити конструкторів необхідними каталогами, описами, проспектами за профілем роботи, що проводиться, з метою їх повної і об'єктивної орієнтації у відповідних питаннях. Проте каталоги і описи зазвичай не містять інформації про ціни, без чого важко добитися економічно вигідних рішень по матеріалах і конструкції майбутніх виробів. Тому прямим завданням органів постачання є збір інформації про ціни, можливі терміни постачань, транспортні витрати і пошук їх оптимального поєднання.

Кількість матеріалів, дата початку постачань і тривалість періоду їх вступу залежать від виробничих програм компанії, які у свою чергу визначаються результатами вивчення ринків збуту. Загальною проблемою для більшості компаній є наступна дилема. Як здійснити виробничу програму: шляхом міцного, але не завжди економічно ефективного забезпечення матеріалами або затримуючи випуск продукції у зв'язку з витратами додаткового часу на закупівлю економічно вигідних матеріалів?

Вивчивши ринок і зупинившись на яких-небудь конкретних постачальниках, відділ закупівель зобов'язаний визначити потреби підприємства або фірми в конкретних постачаннях. Визначення потреб грунтується на стратегії управління запасами, чому в підручнику присвячений спеціальний розділ. У справжній главі позначимо лише основні принципи визначення потреб. Передусім визначення потреб означає виявлення товарів і послуг з їх якості, кількості в основному двома методами: шляхом визначення потреб на основі замовлень і планомірного визначення потреб на основі витрат. Визначення потреб на основі замовлень, наприклад в машинобудуванні, відбувається шляхом розкладання специфікацій на окремі комплектуючі з урахуванням вже наявних складських запасів. Первинними потребами тут є потреби в готових виробах, вторинними - у вузлах, з яких комплектуються вироби, третинними - в деталях, з яких складаються вузли. Терміни задоволення наступних потреб визначаються на основі термінів закупівлі попередніх.

Якщо потреби на основі замовлень не можуть бути визначені або застосування цього методу недоцільне, то використовують метод визначення потреби на основі витрат або минулого досвіду. Прогнозована потреба в цьому випадку визначається за допомогою простих розрахункових методів. На додаток до них на практиці часто користуються інтуїтивними методами прогнозу - передусім в тих випадках, коли витрати не схильні до сезонних коливань і не випробовують дії яких-небудь зовнішніх чинників.

У західних країнах продукція виробничого призначення, що придбавалася фірмами, класифікується по видах заготовленого товару і способах їх закупівлі. З усього різноманіття традиційно виділяються наступні види товарів : сировина і основні матеріали, паливо, комплектуючі і устаткування. Таке ділення обгрунтовується приблизно однотипною питомою вартістю, а також умовами зберігання і застосування окремих видів цих товарів.

Способи постачання закуповуваних матеріалів дуже різноманітні. Товари, потреба в яких виникає непередбачено і що не вимагають тривалого зберігання, закуповуються, як правило, в терміни, близькі до їх споживання. Матеріали разового і постійного споживання, потрібні до певного моменту, закуповуються на умовах договірного постачання, що обумовлюють її точний час. При такому способі постачання об'єм запасів матеріалів на фірмі зменшується, а пов'язані з ним витрати скорочуються. Різкому зниженню виробничих запасів сприяють регулярні постачання таких партій матеріалів, які доставляються споживачеві через певні інтервали часу відповідно до графіку потреби в них виробництва на той або інший період. В цілях спрощення процедури оформлення замовлень і зниження накладних витрат застосовуються групові постачання декількох видів споріднених товарів, що придбавалися і дрібними партіями. У цих же цілях фірми стали використовувати автоматизовану систему комп'ютерного зв'язку. Фірми здійснюють також кон'юнктурні і спекулятивні закупівлі товарів.

Найважливіший елемент в політиці закупівель - аналіз ціни товарів, що придбавалися. Для аналізу ціни закупівель, так само як і аналізу вартості власного виробництва, використовуються різні види розрахунків :

- простий метод калькуляції (показник загальних витрат ділиться на показник виробничої продукції);

- калькуляція за еквівалентними показниками (витрати дробляться по окремих статтях і беруться усереднений);

- постійна калькуляція (точний облік витрат по кожній операції на базі АСУ).

Аналіз цін враховує також додаткові роботи і послуги, наприклад проведення консультацій, підготовку документації, упаковку, митні збори, транспортування та ін. При цьому застосовуються наступні види аналізу ціни :

- аналіз ціни на всіх стадіях - від виникнення продукту до його вступу споживачеві (постатейною калькуляцією визначають ціну нетто, включаючи заготівельні витрати);

- аналіз ціни, розрахованої за загальною вартістю зроблених робіт і послуг (тут додатково враховують витрати на контроль, зберігання, фінансування);

- аналіз ціни на основі корисності продукту (на базі суб'єктивних оцінних критеріїв визначається, скільки цей продукт або послуга можуть коштувати на ринку);

- аналіз ціни при тенденції до підвищення цін на аналогічні товари (за допомогою розщеплювання витрат на первинні, використовувані при розрахунку ціни одиниці продукції зараз, і наступні витрати, на основі яких робиться розрахунок ціни на певну партію продукції);

- аналіз ціни (за допомогою кривої освоєння нової продукції);

- аналіз ціни в тимчасовому періоді (порівнюються стара і нова комерційна пропозиція, при цьому враховуються зміни у використовуваній сировині, витратах, ринкових стосунках і ін.);

- аналіз ціни по первинних витратах на одиницю продукції;

- аналіз за допомогою ковзаючих цін (застосовуються в основному при розробці довгострокових договорів при спонтанній зміні цін);

- аналіз цін на основі відкритих даних (курс валют, біржові курси, митна статистика і ін.).

При здійсненні закупівель покупець не обов'язково повинен розраховувати складові ціни отримуваного товару, проте останнім часом все частіше між покупцем і продавцем відбувається обмін даними, що містять складові витрат виробництва і інші елементи, з яких складається ціна продукту закупівель. Особливо широке застосування така практика отримала при укладенні довгострокових договорів про постачання.

Транспортні витрати також знаходяться у полі зору органів матеріально-технічного забезпечення. Беруться до уваги не лише дальність перевезень, але і вид транспорту, швидкість доставки, партионность вантажів, спосіб їх упаковки, методи перевантаження у разі змішаних повідомлень. Окрім транспортних витрат значні витрати викликає зберігання матеріалів (про них буде сказано нижче). Тут постачальницька діяльність має однозначну мету - забезпечити ефективне виконання виробничого завдання за рахунок зведення по можливості до мінімуму об'єму запасів. Необхідно відмітити, що нині, в умовах відсутності дефіциту на пригнічуючу частку сировини, напівфабрикатів і різних комплектуючих елементів в західних країнах, органи постачання не відчувають потреби в створенні зайвих запасів (така потреба стихійно формується при існуванні дефіциту). Проте було б неправильно вважати, що в ринковій економіці відсутні спонукальні причини створювати зайві запаси. Кон'юнктурні і сезонні коливання цін, інфляція, зміна політико-економічної обстановки в сировинних регіонах світу і інші чинники можуть бути такими стимулами.

Важливою функцією служб постачання різних фірм є вибір постачальника для компанії. Такий вибір здійснюється нині в основному двома методами. Перший метод - аналіз можливих варіантів і пропозицій здійснює торговельний агент фірми, що відповідає за закупівлі. Він вибирає постачальника виходячи передусім з найбільш низьких закупівельних цін, робить замовлення, стежить за його виконанням і намагається вирішити виникаючі проблеми. Усі питання зазвичай вирішуються за допомогою сучасних засобів зв'язку, обмін офіційною документацією зведений до мінімуму. Другий метод полягає в колегіальному обговоренні можливостей і потреб в постачаннях. Аналіз проводиться як на рівні відділу закупівель компанії, так і на рівні взаємодії вищеназваного відділу з виробничим і відділом контролю якості продукції.

Існує і третій шлях, який застосовується в основному для забезпечення постачання компанії з нового, погано вивченого ринку. Подібна ситуація може скластися в результаті виникнення потреби в принципово новій для компанії сировині і комплектуючих. Така потреба з'являється при диверсифікації виробництва і розробці принципово нової продукції, а також здійсненні закупівель по імпорту або в не вивченому фірмою регіоні і тому подібних ситуаціях. У цих випадках відділ закупівель або торговельний агент найчастіше звертається у фірму або бюро, що виконує посередницькі функції. Як правило, посередницька компанія має досить велику інформацію про можливості потенційних постачальників з точки зору програми випуску їх продукції, її якості, оперативності реалізації отриманих замовлень.

У одних випадках фірми-посередники за заздалегідь обумовлену плату знаходять можливих постачальників або споживачів продукції, дають консультації по юридичному і фінансовому аспектам передбачуваних угод. У інших - отримуючи повноваження від компанії-клієнта, беруть на себе організаційну і фінансову сторону угоди за обумовлений відсоток прибутку або деяку долю від суми контракту. В цьому випадку вони стежать за об'ємом і якістю постачань, піклуються про своєчасну доставку, можуть надавати послуги із складування, комплектування, упаковки, сортування і інших допоміжних операцій.

З 1980-х років в організації закупівельного процесу на деяких фірмах посилюються планові начала. Планування процесу придбання продукції і послуг для задоволення потреб фірми знаходиться в загальному руслі процесу управління ресурсами і стає важливою функцією в постачальницькій діяльності. В ході планування враховується ряд чинників, зокрема: темпи інфляції і можливість девальвації валют низки країн, що ведуть до зростання цін; зростання концентрації капіталу на ринку постачань; технологічний розвиток виробництва; поява нових матеріалів і так далі, без чого важко оцінити перспективи розвитку постачальницьких служб фірм.

Керівництво багатьох фірм давно усвідомило, що планування зв'язків з ринком постачань має таке ж важливе значення для успішного функціонування, як і планування ринку збуту. В умовах насиченості ринку закупівлі, що проводяться фірмою, можуть зробити значну дію на зростання її прибутку разом з продажем продукції. Практично нове відношення до функції постачання реалізується через розробку плану або основних положень стратегії закупівель. Політика постачання виробляється на підставі аналізу двох аспектів : важливості передбачуваної закупівлі (з точки зору її потенційної дії на характеристики вироблюваної продукції, скорочення виробничих витрат і рівень прибутку) і особливостей ринку постачань (обмеженість ринкових можливостей, наявність бар'єрів на шляху проникнення на ринок, монопольний або олигопольный характер ринку).

Керівництво постачанням, спираючись на вищеназвані чинники, оцінює позицію фірми по відношенню до постачальників, проводить систематичний аналіз можливостей потенційних постачальників і відповідності їх продукції вимогам фірми. На підставі аналізу створюється набір варіантів поведінки фірми по відношенню до постачальників в конкретних ринкових зонах. Відділ постачання при тій або іншій стратегії виконує своє постійне завдання і виявляє нові джерела постачань.

Одне з ключових питань матеріально-технічного постачання промислових фірм в західних країнах - якість сировини, що поставляється, і комплектуючих виробів. Необхідно підкреслити, що, незважаючи на конкуренцію серед потенційних постачальників на внутрішньому і міжнародному ринку, проблема якості матеріальних ресурсів коштує досить гостро. Найбільш солідні західноєвропейські, американські і японські компанії, що борються за ринки збуту, розробляють і скрупульозно виконують програми по підтримці і підвищенню якості своєї продукції. Значна увага в них приділяється якості джерел постачань.

Характерним прикладом в цій справі може являтися досвід компанії "ИТТ Кэннон Норт Америка" (США). У структурі управління компанією створений так званий "гурт по відбору постачальника", в яку входять представники системи матеріально-технічного постачання компанії, фінансової служби, виробничого відділу і. ін. Група відбирає в якості постачальників лише тих, хто виявив або може виявити здатність задовольнити рівень запитів, що пред'являються компанією. Група висуває технічні вимоги до предметів закупівель, засновані на технічних вимогах до кінцевої продукції, які передаються постачальникові. При розгляді можливостей постачальника на перше місце висуваються наступні вимоги:

- наявність устаткування для виробництва продукції необхідної якості;

- можливість .проводити випробування якості за заданою програмою і за допомогою необхідних приладів;

- контроль і атестація матеріалів, що входять, і сировини;

- наявність необхідних документів і інструкцій, що визначають кількість робочих операцій і їх контроль;

- наявність маршрутних документів, що підтверджують проведення усіх необхідних операцій по виробництву і контролю.

Програми підтримки якості закуповуваних комплектуючих і сировини ретельно продумываются, в розрахунок береться навіть організація навчання персоналу постачальників-суміжників. Завданням навчання, як правило, являється підвищення рівня знань персоналу, який інформують про новітні технології і процеси, щоб зробити обслуговування верстатів і приладів кваліфікованим і ефективним.

У практиці матеріально-технічного постачання зустрічаються випадки постачань товарів посередньої і низької якості. У зв'язку з цим вживаються різні економічні заходи, спрямовані на зниження об'єму постачань низькоякісних товарів. В більшості випадків некондиційні товари повертаються компанії-винуватцеві, плата за них не робиться, можливі і штрафні санкції.

Останніми роками виникли деякі нові організаційні форми співпраці, мета яких - підвищення якості продукції, спрощення процедури складання контрактів і контролю за їх виконанням. Наприклад, у ФРН ряд машинобудівних компаній різної величини об'єдналися в асоціацію з метою поліпшення виробничого забезпечення. Ця група компаній спеціалізується на заснованому на високих технологіях виробництві промислових роботів, потокових ліній, систем управління гнучкими виробничими системами, периферійного устаткування для виробничо-технологічних систем. Подібне виробництво вимагає значної кількості компонентів : гідравлічних, пневматичних, електронних, електротехнічних і ін.

Разом з комплексом завдань, поставлених перед асоціацією в області розвитку перспективного планування виробництва, розробки техніки майбутнього, спільного забезпечення виходу на ринок, однією з головних проблем стала виробнича кооперація і матеріально-технічне постачання компаній. Дрібні і середні компанії в цій групі розробляють і роблять нові наукомісткі компоненти складних систем, що випускаються великими фірмами. Тим самим вони не лише здійснюють постачальницькі постачання для великих компаній, але і активно впливають на їх технічну і збутову політику.

Створена в середині 1980-х років асоціація у рамках Об'єднання машинобудівників і виготівників промислового устаткування Німеччини дозволила тісно прив'язати постачальників до споживачів і ефективно вирішити питання якості постачань і кінцевої продукції, що дає чималі вигоди для об'єднання і конкурентної боротьби із зарубіжними виробниками. Крім того, створюються умови для довгострокової кооперації. Усе це сприяє реалізації продукції фірм, що входять в асоціацію, надає можливості для отримання інформації про джерела постачання і вироблюваної продукції.

Однією з відносно нових форм постачання є також створення на фірмах центрів по закупівлях. При аналізі чинників, що впливають на формування складу такого центру, необхідно враховувати, що міра залученості персоналу фірми в закупівельний процес міняється на різних його стадіях. Так, при первинній закупівлі, коли спостерігається зацікавленість в цьому процесі більшості функціональних підрозділів, їх представники беруть участь в роботі центру. У міру того як процес закупівлі переходить від стадії усвідомлення потреби в цій закупівлі до кінцевої стадії - укладення договору з постачальником, відповідальність за ухвалення рішення переноситься на керівництво відділом постачання.

Довгострокова кооперація з постачальниками, характерна для сучасного ринку товарів виробничо-технічного призначення в країнах Західної Європи, ставить перед відділами постачання фірм ще одне завдання - визначення балансу між ресурсами постачальника і споживача, т. е. реалізацію концепції управління спільними ресурсами.

В якості прикладу можна розглянути шведську компанію "Эриксон информейшн системс" (ЭИС), яка розробила свою систему постачання. Згідно з цією системою центр по закупівлях компанії підключається до розробки нової продукції з найперших кроків. У компанії вважається, що її успішне функціонування в майбутньому залежить від уміння центру по закупівлях створити адекватну структуру постачань. Це означає, що центр по закупівлях починає вибір постачальників на стадії розробки продукції з урахуванням інтересів майбутніх провідних споживачів. Компанія використовує можливості постачальників взяти участь в розробці продукції, необхідної для ЭИС (це прагнення визначається обмеженістю ресурсів самої компанії).

Система постачання, що грунтується на використанні потенціалу постачальників, в цілому була прийнята компанією ЭИС. Вже через рік після її впровадження ЭИС зуміла реалізувати проект, в якому постачальники брали найактивнішу участь і в розробці, і у виробництві продукції у рамках кооперації. Нині закупівельні групи компанії працюють в різних країнах світу, укладаючи контракти із зовнішніми постачальниками. Нова стратегія радикально змінила роль центру по закупівлях в компанії ЭИС, зробивши його провідною ланкою на стадії як розробки продукції, гак і її виробництва.

У компанії "Сааб-Сканиа" (Швеція) в завдання відділу постачання входять такі функції, як: розробка основи технічного рішення вимог, що пред'являються, висунення конкретних пропозицій по технології розробок, забезпечення тестування компонентів в лабораторіях компанії. У "Сааб-Сканиа" прийнято, що відділ постачання відповідає за усі контакти з постачальниками, він також служить сполучною ланкою по передачі запитів і результатів спільної діяльності між компанією і постачальником. Крім того, одним з найважливіших завдань відділу постачання в найближчому майбутньому повинна стати спрямована робота з постачальниками по орієнтації їх технічних розробок, виходячи з інтересів компанії. Це вимагає від співробітників відділу знань про потенційні можливості постачальників, їх уміння і готовність здійснити необхідну адаптацію продукції, що розробляється.

У зв'язку з цим вимальовуються і абсолютно нові завдання відділу постачання : аналіз і координація внутрішніх функцій компанії - дизайну, виробництва і постачання порівняно з аналогічними функціями постачальників; систематичний аналіз співвідношень між можливостями і цілями внутрішніх і зовнішніх процесів розробки продукції.