Логістику по праву можна вважати істотним чинником реалізації заходів, спрямованих на підвищення економічної ефективності виробництва і збуту. Значний прогрес в справі раціоналізації цих сфер діяльності може бути досягнутий шляхом максимальної координації матеріальних і інформаційних потоків при їх об'єднанні, що і є одним з основних завдань логістики. Для її вирішення потрібні широке застосування електронної обробки даних, стандартизація матеріально-технічних зв'язків, організація роботи на основі наукового функціонального аналізу і структуризації, а також застосування нових технологій, що ведуть до автоматизації операцій.

У основній ланці (на фірмовому рівні) логістична система розпадається на ряд структур, які можна представити у вигляді горизонтальних функціональних субсистем в області закупівель, виробництва і збуту. У свою чергу, у рамках кожної з субсистем знаходяться структури функціонального характеру - складське господарство, транспортування, виробництво, послуги, забезпечення і обробка інформації. Кожен з цих елементів неминуче є присутнім на будь-якому виробництві, а логістика об'єднує їх в систему з єдиними цілями і завданнями, які лежать в області мінімізації витрат усього виробництва, а не його окремо взятого елементу.

Інструментом подібного об'єднання є інформаційне забезпечення процесів виробництва, починаючи із закупівлі і кінчаючи збутом продукції. У зовнішній сфері діяльності фірми причиною успіху або невдачі на ринку можуть служити: а) оперативне отримання інформації про ту або іншу подію або комерційну ситуацію, що склалася на ринку; б) отримання запиту на постачання або відмову від неї. І в тому і в іншому випадку також первинну роль грає комплекс інформаційного забезпечення. Потоки інформації є тими єднальними нитками, на які нанизуються усі елементи логістичної системи. При цьому інформаційна мережа припускає створення баз даних, комунікацій усередині фірми, наявність комплексу заходів по ухваленню оперативних рішень і т. д.

Ще кілька років тому основні проблеми, які стояли перед творцями логістичних систем, лежали в області фізичних потоків товарів і сировини. Під інформаційним забезпеченням фізичного процесу руху товарів від постачальника до споживача малася на увазі лише супровідна інформація. У міру поширення логістичних систем на підприємствах у все більшій мірі стала відчуватися необхідність розвитку і впровадження в практику логістичних інформаційних систем, які дозволили б органічно об'єднати в єдине ціле усі логістичні субсистеми (логістику постачання, виробничу логістику, логістику розподілу та ін.). Успішному втіленню цієї концепції в життя сприяло розуміння того факту, що інформація на сучасному рівні розвитку громадського виробництва - це самостійний виробничий чинник, потенційні можливості якого відкривають широкі перспективи для зміцнення конкурентоспроможності фірм.

Щоб аналіз інформаційної діяльності в логістиці був плідним, необхідно розглядати логістичну систему як сукупність функціонально обмежених логістичних субсистем, функціонування яких як цілого забезпечується інформаційною логістикою на рівні її власних інформаційних субсистем. Безумовно, подібне ділення дуже умовно, оскільки в практичній діяльності їх тісне переплетення, взаємодія є запорукою успішного функціонування усього комплексу в цілому.

Важливо також підкреслити ще один аспект. Ключовим пунктом планування і управління виробництвом є оптимальне співвідношення централізації і децентралізації в діяльності окремих підсистем. Оптимально організована локальна діяльність кожної з підсистем, як правило, не призводить до оптимального (найкращому) результату в діяльності усієї системи. Функціональна ізольованість окремих підрозділів виробництва, навіть за наявності висококваліфікованого персоналу, може гальмувати підвищення ефективності усієї системи в цілому. Тому однією з найважливіших умов успішного функціонування виробництва в цілому є наявність такої системи інформації, яка дозволила б зв'язати воєдино усю діяльність (виробничу і обслуговуючу, включаючи транспорт і складське господарство) і управляти нею виходячи з принципів єдиного цілого.

Для створення інформаційної логістичної системи на рівні виробництва необхідно сформувати модель такої системи. Традиційно в практиці західних компаній пошук шляхів раціоналізації матеріально-технічного забезпечення обмежується в основному фізичним рівнем підприємства. Аналізуються ті, що мають відношення до ефективності і економічної виживаності технічні засоби організації матеріального потоку і при необхідності робиться їх модернізація. Отримувана величина можливої економії, як правило, невелика, особливо для малих і середніх підприємств. Тут, наприклад, в основному застосовують незначну кількість транспортних засобів усередині і поза підприємствами, а наявні засоби складування реально удосконалити дуже важко. Один з виходів - застосування логістичного підходу до створення моделі, а потім і реальної системи організації інформаційного потоку на узятому як єдине ціле підприємстві. Для цього потрібно достатній об'єм детальних даних, які можуть бути отримані тільки за допомогою інтегрованої інформаційної системи матеріально-технічного постачання.

Інформаційна система тут є істотним компонентом логістичної структури, що зв'язує її воєдино і службовцем для координації постачань, виробництва і збуту. Суть системи координації постачань полягає, по-перше, в розбитті фізичних потоків на незалежні періоди транспортування і складування, по-друге, в підготовці інформації про фазу і стан потоку в реальному масштабі часу. Інформаційна логістика добре укладається в рамки комп'ютерних технологій.

Комп'ютерна система передачі і зберігання постачальницької інформації приносить двояку користь. По-перше, така система покращує управління матеріально-технічним постачанням, що усе більш ускладнюється. Для компактних і високоорганізованих систем виробництва, таких, як синхронне виробництво і постачання "точно в строк", управління рухом матеріалів, що поступають, стає усе більш важливим. По-друге, завдяки використанню інформаційної логістики при обміні постачальницькими даними підвищується ефективність управління запасами. Моментальне отримання даних про рух товарів вселяє упевненість у своєчасності доставки товарів і як би дозволяє замінити реальні запаси інформаційними потоками.

Обмін постачальницькими даними, поширюваний на мережу фірм-постачальників і транспортних компаній, дозволяє виготівникові зменшити витрати, пов'язані із забезпеченням діяльності повного логістичного ланцюга. Підвищивши її ефективність, фірма-виготівник отримує відчутну економію. Ця економія фактично ділиться в певних пропорціях між трьома сторонами: виготівником, постачальником і транспортною компанією, компенсуючи витрати на створення і зміст сучасних інформаційних систем і створюючи додатковий прибуток від їх використання. Отримання ефекту від інформаційної логістики стимулює усіх учасників логістичного процесу підтримувати досягнутий рівень цього процесу, а також вкладати нові кошти для його оптимізації. Побічним продуктом системи координації постачань є постійно поповнювана база даних, що допомагає оцінювати ефективність роботи логістичних служб.

Одним з підходів до створення моделі інформаційних потоків на виробництві є аналіз існуючої системи управління. Він припускає зведення конкретних ділянок виробництва до окремих компонент, комбінуючи які, можна отримати структурну модель для аналізу варіантів структури підприємства.

Структурна модель повинна містити обидва основні елементи, а саме: виробничі потужності і засоби організації матеріального потоку. Комбінуючи ці елементи, дослідники і організатори системи ділять усю структуру підприємства на буферну і технологічну частині. При цьому охоплюються усі види діяльності - від отримання сировини до передачі готової продукції покупцеві. Основний критерій, що відрізняє буферні і технологічні зони, зосереджений в питанні: чи знаходиться предмет праці в стаціонарному стані або він приведений в рух? Отримавши відповідь на це питання, далі визначають, які конкретно дані мають бути зібрані, оброблені і передані для забезпечення оптимального управління матеріальним потоком. Визначені таким чином групи передаваних даних повинні включати наступні дев'ять інформаційних елементів, які, як вважається, створюють базу для інформаційного контролю над усією структурою матеріально-технічного постачання, :

- тип предмета постачання;

- кількість або його об'єм;

- походження предмета постачання;

- його місцерозташування (розміщення);

- час прибуття в пункт розміщення;

- час відправки з пункту розміщення;

- система транспортування;

- час транспортування;

- резервування.

Перелічені групи даних складаються для усіх місць розміщення і для кожного об'єкту, що перевозиться. З цією метою встановлюються пункти прочитування і передачі інформації в усіх місцях розміщення. Як правило, такі пункти рекомендується організовувати на межах між буферними і технологічними секціями виробництва.

Завершальний етап побудови інформаційної моделі системи матеріально-технічного постачання пов'язаний з розподілом отриманих даних по двох комп'ютерних системах з різними областями функціонування. Одна система (вона пов'язана з транспортними замовленнями) веде контроль потоку матеріалів і здійснює управління ним, інша ж управляє безпосередньо виробництвом і стежить за заділами матеріалів, рівень яких визначається вимогами процесу виробництва. У ряді випадків обидві системи об'єднують в одну. У будь-якому варіанті інформація починає оброблятися відразу після вступу виробничого замовлення так само, як і відбувається реєстрація матеріалів, вже перевезених за допомогою транспортної системи.

На мал. 3.1 представлена найбільш типова інформаційна система логістики, що функціонує на окремо взятому виробництві. Ця система має ряд особливостей. По-перше, вона всепроникающа - для неї немає закритих зон; її каналами зв'язку і датчиками пронизані усі рівні по горизонталі і вертикалі. По-друге, вона строго иерархична, рівні, що управляють, точно обкреслені і несуть відповідальність за увірені їм функції.

 

 

Мал. 3.1. Приклад організації інформаційної логістичної мережі на виробництві

 

По-третє, функції зовнішніх зв'язків надані лише певному Рівню ієрархії.

Як правило, зовнішні зв'язки спираються на громадські канали комунікацій, хоча можливе використання і спеціальному закритому зв'язку. Зовнішніми агентами системи є ринок постачання і ринок збуту підприємств.

На вершині піраміди інформаційної мережі підприємства знаходиться його генеральне керівництво з функціями менеджменту (планування і контроль). Функціональний контроль здійснюється на наступному рівні і включає постачання предметів постачання, управління підприємством, управління розподілом. Основні контрольовані параметри - час обробки, обслуговування постачань, запаси, продуктивність. На нижньому ступені розташовані системи, що входять безпосередньо в контакт з робітниками місцями і що функціонально управляють виробництвом і матеріально-технічним постачанням. Тут контрольованими параметрами є: виробничі потужності, кількість і маршрути проходження продукції, терміни виробництва.

Окремо виділяється рівень автономних підсистем, що складаються з локальних інформаційних мереж. Локальна інформаційна мережа, пов'язана з конвеєром, збирає і передає дані про розміщення предметів постачання, контроль їх якості, стан засобів вантаження, маркіровку і ідентифікацію продукції, вступ її на склад. Ця мережа передає дані безпосередньо на другий рівень, що відповідає за постачання матеріально-технічних засобів. Локальні мережі, розташовані безпосередньо на робочих місцях, живлять інформацією структуру контролю виробництва про темпи зборки, результатах тестування і ін. А інформацію про положення в буферних зонах і на складах отримує структура контролю за матеріально-технічним постачанням. Обидві контролюючі системи активно обмінюються інформацією на своєму рівні. Нарешті, локальна мережа, що збирає дані по обробці готової продукції і її перевезенню клієнтурі, передає їх в підрозділи, що відають розподілом продукції.

Таким чином, інформація сама по собі представляє один з найважливіших елементів виробництва, а для систем матеріально-технічного постачання грає вирішальну роль в підвищенні їх ефективності. Цей процес інтенсифікації виробництва обумовлений як коротшими термінами обробки матеріалів при нижчому рівні запасів і зростаючої гнучкості виробництва, так і високою "прозорістю" кожної ділянки на підприємстві. У зв'язку з цим послідовне застосування інформаційних, мікроелектронних, сенсорних технологій приведе до підвищення ефективності інформаційних локальних мереж підприємств, які, будучи розширеними до рівня міжфірмової логістики, що охоплює цілий ряд підприємств, відкриють можливість прямого доступу на ринки постачання і розподілу.

Інформаційні логістичні мережі розділені на рівні контролю процесів виробництва. На самому нижньому рівні - функціональному - за допомогою інструментальних засобів для збору і передачі даних забезпечуються базовою інформацією автономні підсистеми, що відповідають за виробництво, складування і перевезення. При цьому використовуються сенсорні і скануючі пристрої, що спеціально розробляються для цієї мети. На наступному рівні організовується контроль устаткування систем матеріально-технічного постачання і шляхом комбінування окремих елементів, що утворюють автономні підсистеми, досягається максимальна керованість елементів системи в цілому. На вищому рівні виробництва автономні підсистеми об'єднуються в усеосяжну інформаційну мережу (центральну систему управління). Тут менеджмент підприємства має справу з високорівневим плануванням і ухваленням рішень.

Роль інформаційних мереж подібного типу полягає в інтеграції методів менеджменту і нових технологій інформатизації і автоматизації, а це гарантує підприємствам підвищення продуктивності систем матеріально-технічного забезпечення, що базуються на автоматизованих інформаційних системах.

Наявність розвиненої інформаційної структури виробництва забезпечує дві сторони загального логістичного процесу. По-перше, ця система дозволяє обслуговувати виробничі процеси, що складаються з субпроцесів. Горизонтальна інтеграція інформаційного обслуговування субсистем робить можливим зв'язати воєдино інформацію і забезпечити нею матеріальний потік в ланцюзі вступу товарів і сировини, попередньої їх обробки, монтажу, перевірки і збуту. Горизонтальна інтеграція, крім усього іншого, дозволяє органічно зв'язати матеріальні і товарні потоки із загальною системою планування і управління на рівні виробництва і фірми. Наявність подібного зв'язку в ідеальному випадку дає можливість добитися того, щоб жодне відповідне рішення про виробничий процес не могло бути прийняте і реалізоване без співвідношення його із загальною стратегією і цілями виробництва.

По-друге, існує не менш важлива для визначення стратегії закупівельної і збутової діяльності вертикальна інтеграція логістичної інформаційної системи, що полягає в зв'язку і дії один на одного різних рівнів в ієрархії структури управління виробництвом, починаючи із структур стратегічного планування розвитку виробництва і збуту і кінчаючи рівнем оперативного керівництва окремими виробничими ділянками.

Вертикальна інтеграція охоплює усі рівні як прямими (зверху вниз), так і зворотними (від низу до верху) зв'язками, дозволяючи верхньому рівню мати достатню інформацію про стан окремих ланок виробництва і оперативно реагувати на зміни, що відбуваються. З іншого боку, подібна система може швидко впливати на виробничі процеси з метою: а) забезпечення випуску на ринок продукції, необхідної зараз; б) реалізації в найкоротші терміни цільових замовлень споживачів; в) стабільної підтримки високої якості.

Наприклад, автомобільна промисловість індустріально розвинених країн (галузь машинобудування, де дуже висока конкуренція) може в найкоротші терміни задовольнити запити покупця не лише на партію автомобілів, але і на окремий автомобіль, варіюючи десятками параметрів як в обробці автомобіля, так і в його конструкції завдяки вступу оперативної інформації, починаючи з рівня замовлення на продукцію і закінчуючи рівнем його конкретного виконання.

Характерно, що в традиційній системі постачальницького замовлення на закупівлю як в США, так і в Західній Європі міститься майже уся необхідна інформація за її умовами, що включає, наприклад, такі дані, як вимоги на закупівлю, пакувальні листи, документи на відвантаження, рахунки-фактури і ін. Діяльність по організації документообігу зазвичай вимагає великих витрат часу, формальної паперової роботи і до того ж не застрахована від неточностей і помилок. В умовах відсутності інформаційних логістичних ланцюжків і системного підходу до їх організації працівники постачання західних компаній зайняті велику частину свого часу "проштовхуванням паперів". Часті зміни особливостей і розмірів замовлення, часу постачань змушують працівників постачання оперативно реагувати на них. Вважається, що до 50% їх часу витрачається на оформлення документів і експедицію (і це в умовах практично повної "електронізації" канцелярських процесів). Така обстановка дає працівникам постачання мало можливостей для вирішення проблем з постачальниками, перешкоджає їх тіснішій спільній роботі по підвищенню економічної ефективності, вдосконаленню технічних знань і підвищенню продуктивності праці.

Істотно полегшує роботу служб постачання перехід на оперативну систему. Тут, на думку специалистов-логистиков, ув'язнені значні резерви підвищення продуктивності управлінської праці, зниження об'єму листування і, зрештою, передумови для створення ефективно діючої інформаційної логістичної системи. Нині саме на основі оперативного постачання по системі "Точно в строк" стали конструюватися автоматизовані людино-машинні системи матеріально-технічного постачання, немислимі без добре налагодженої системи інформаційної логістики.

Оперативне постачання в будь-якій його формі вимагає меншого об'єму і часу формального оформлення документів, оскільки постачання робляться по декілька раз на день, використовуються довгострокові контракти, і навіть просто телефонний дзвінок або коротка телеграма можуть легко змінити час і розмір постачання. Одночасно оформлювальна робота скорочується за рахунок використання особливих карток замовлення (вони в більшості випадків іменуються японським терміном "канбан"), які сприяють прискоренню постачань. Це картка з пластмаси або щільного паперу, на якому кожен робітник отримує виробничу інформацію. Знаходячись, наприклад, на складальній лінії, він переміщає її з контейнера для деталей в цій стадії виробництва в точку складування на попередній стадії. Картка, залишена в цій точці, служить сигналом для відновлення витрачених запасів. Так, дві картки утворюють інформаційну систему, діючу в реальному масштабі часу і показуюче виробниче завантаження, стан складів і використання робочої сили.

В умовах жорсткої конкуренції, особливе значення надається плануванню і управлінню збутом продукції. Передусім відмітимо, що структурі фірми, що управляє збутом, потрібно значну кількість інформації в потрібний час і в необхідній формі. Без цього неможливо сподіватися на забезпечення прибутковості виробництва. В процесі збутової діяльності вирішуються дуже специфічні проблеми, що важко піддаються аналізу, до того ж не завжди досить зрозумілі, такі, що постійно міняються, з різними пріоритетами і різною мірою значущості.

Головне завдання інформаційних систем в цій області - забезпечити актуальну і точну інформацію про ринок і продажі, сприяти скороченню адміністративних витрат. Інтегрована система управління збутом фірми є частиною загальнофірмової системи інформації і управління, яка повинна забезпечувати споживача декількома формами найважливішої інформації, у тому числі цифровими і текстовими даними, графічною інформацією і т. п.

Для інформаційної підтримки збутової діяльності фірми необхідно задіювати наступні основні види інформації, що зберігаються в пам'яті автоматизованих інформаційних систем, :

- історія ринку збуту (аналіз по регіонах), типи збутових операцій;

- прогнози динаміки ринку і об'єму збуту;

- конкуренція (історія, стан, перспективи);

- доля на ринку (історія і аналіз);

- ціни і ціноутворення;

- витрати;

- моделі ринку (збуту);

- контроль діяльності персоналу;

- територіальне планування, цикли ділових поїздок, персональний розподіл відряджень;

- джерела запитів переходу на новий продукт і ін.;

- реєстр покупців;

- витікаюча і отримувана інформація;

- друкування і відправлення поштової кореспонденції;

- контроль і аналіз результатів рекламної діяльності;

- розрахунки, пов'язані із збутовою діяльністю;

- рух замовлення, виставляння рахунків, складання кошторисів і звітів;

• доступ до внутрішньої і зовнішньої інформації та ін. Виходячи з представленого списку, видно, що інформаційні системи забезпечують збутову службу в питаннях планування, техніки збутових операцій, спостереження ринку, внутрішнього контролю і т. д.

Формування інформаційної системи - складний і багатоплановий процес, в якому використовуються досягнення сучасної інформаційної технології, новітні комп'ютерні системи, що робить можливим успішне керівництво виробничими процесами на основі застосування адекватної інформаційної техніки, методів і форм інформаційного забезпечення логістичної системи в цілому.