На рівні фірм запаси належать до об'єктів, що вимагають великих капіталовкладень, і тому є одним з чинників, що визначають політику підприємства і впливають на рівень логістичного обслуговування в цілому. Проте багато фірм не приділяють йому належної уваги і постійно недооцінюють свої майбутні потреби в готівкових запасах. В результаті цього фірми зазвичай стикаються з тим, що їм доводиться вкладати в запаси більший капітал, чим передбачалося.

Зміни об'єму товарно-матеріальних запасів значною мірою залежать від відношення, що переважає на даний момент, до них підприємців, яке, безумовно, визначається кон'юнктурою ринку. Коли основна маса підприємців налаштована оптимістично відносно можливостей економічного зростання, вони розширюють свої операції, збільшують об'єм інвестицій в створення запасів. Проте коливання рівнів останніх не викликаються одним лише інвестуванням. Важливими чинниками виступають тут якість рішень, що приймаються, а також те, яка конкретно технологія управління запасами використовується.

Більше 20 років тому західні економісти намагалися встановити, до якої міри можливо зберігати, незмінним співвідношення рівнів запасів і збуту. Використовуючи рівняння "фіксованого акселератора" (J = kD, де J - рівень запасів, D - попит і k - коефіцієнт нерівномірності попиту), вони дійшли висновку, що така проста залежність не відповідає реальному управлінню запасами. Використовуючи більший об'єм різноманітних даних за дуже тривалий період і застосовуючи модифікований варіант вказаного акселератора ("гнучкий акселератор"), зарубіжні дослідники припустили, що фірми здійснюють лише часткове коригування своїх запасів, наближаючи їх до шуканого рівня впродовж кожного з періодів виробництва. За 12-місячний період різницю між бажаним і дійсним рівнем запасів вдавалося скоротити лише на 50%. Таку зміну пояснюють в основному вдосконаленням системи управління запасами на основі використання комп'ютерної техніки.

Ряд вчених США дійшли висновку, що якби вдалося поставити під контроль 75% коливань рівня інвестицій в товарно-матеріальні запаси, економіка цієї країни не випробувала б жодної з післявоєнних рецесії, під час яких ціни, обсяг виробництва і прибутку падали, а безробіття росло. Наслідком такого висновку стали вимоги до уряду вжити заходи, щоб приглушити занадто різкі коливання рівня товарно-матеріальних запасів, зменшити збиток, який наноситься цими коливаннями.

З цією метою були внесені, пропозиції, що включають у тому числі введення спеціального податку, яким обкладалися б компанії, що допускають надмірне коливання рівня своїх запасів. До теперішнього часу більшість пропозицій залишилися нереалізованими, оскільки важко визначити, яке ж саме коливання рівня запасів допустиме для кожної окремої фірми. Більше того, деякі фахівці-практики висловлювали припущення, що втручання уряду, що виражається в маніпулюванні ставками відсотка, не зможе помітним чином вплинути на об'єм інвестицій в товарно-матеріальні запаси на рівні фірми. Проте встановлення державного нормативу рівня запасів і стягування штрафів за його перевищення в Швеції спростовують зайву обережність їх американських колег і підтверджують ефективність заходів, які привели до зниження товарно-матеріальних запасів і скорочення витрат на них.

Товарно-матеріальні запаси завжди вважалися чинником, що забезпечує безпеку системи матеріально-технічного постачання, її гнучке функціонування, і були свого роду "страховкою". Існує три види товарно-матеріальних запасів : 1) сировинні матеріали (у тому числі комплектуючі вироби і паливо); 2) товари, що знаходяться на стадії виготовлення; 3) готова продукція. Залежно від їх цільового призначення вони підрозділяються на наступні категорії:

- технологічні (перехідні) запаси, що рухаються з однієї частини логістичної системи в іншу;

- поточні (циклічні) запаси, що створюються впродовж середньостатистичного виробничого періоду, або запаси об'ємом в одну партію товарів;

- резервні (страхові, або "буферні"); іноді їх називають "запасами для компенсації випадкових коливань попиту" (до цієї категорії запасів відносяться також спекулятивні запаси, що створюються на випадок очікуваних змін попиту або пропозиції на ту або іншу продукцію, наприклад у зв'язку з трудовими конфліктами, підняттям цін або відкладеним попитом).

Таким чином, існує багато причин для створення товарно-матеріальних запасів на фірмах, проте загальним для них є прагнення суб'єктів виробничої діяльності до економічної безпеки. При цьому слід зазначити, що вартість створення запасів і невизначеність умов збуту не сприяють зростанню значущості дорогої резервної мережі "безпеки" в очах керівництва фірм, оскільки об'єктивно суперечать підвищенню ефективності виробництва.

Одним з найсильніших стимулів до створення запасів є вартість їх негативного рівня (дефіциту). За наявності дефіциту запасів існує три види можливих витрат, перерахованих нижче в порядку збільшення їх негативного впливу, :

1) витрачання у зв'язку з невиконанням замовлення (затримкою з відправкою замовленого товару) - додаткові витрати на просування і відправку товарів того замовлення, яке не можна виконати за рахунок наявних товарно-матеріальних запасів;

2) витрачання у зв'язку з втратою збуту - у випадках, коли постійний замовник звертається заданою купівлею в якусь іншу фірму (такі витрати вимірюються в показниках виручки, втраченої із-за нездійснення торговельної угоди);

3) витрачання у зв'язку з втратою замовника - у випадках, коли відсутність запасів обертається не лише втратою тієї або іншої торговельної угоди, але і тим, що замовник починає постійно шукати інші джерела постачання (такі витрати вимірюються в показниках загальної виручки, яку можна було б отримати від реалізації усіх потенційних угод замовника з фірмою).

Перші два види витрат відносяться, очевидно, до так званих "тимчасових витрат фірми в результаті прийняття альтернативного курсу". Третій же вид витрат важко вичислити, оскільки гіпотетичні замовники різні і відповідні витрати - теж. Проте для фірми дуже важливо, щоб оцінка цього виду витрат була як можна ближча до суми витрат, які могли б мати місце насправді. Слід мати на увазі, що вартість дефіциту запасів більша, ніж просто ціна упущених торговельних угод або нереалізованих замовлень. У неї входять і втрати часу на виготовлення продукції, і втрати робочого часу, і, можливо, втрати часу із-за дорогих перерв у виробництві при переходах між складними технологічними процесами.

Технологічні і перехідні запаси. У будь-який момент часу в системі матеріально-технічного постачання зазвичай є певні запаси, що рухаються з однієї частини цієї системи в іншу. У тих випадках матеріально-технічного постачання, коли переміщення запасів з одного рівня на інший займає багато часу, об'єм перехідних запасів буде великий. При тривалих термінах реалізації замовлень (наприклад, при великих проміжках часу між виготовленням товару і його прибуттям в готовому виді на склад) загальна кількість технологічних запасів виявиться порівняно великою. Так само при великих тимчасових інтервалах між моментом виходу товару із складу і моментом його отримання замовником накопичуватиметься значна кількість перехідних запасів. Приміром, при середньому рівні попиту на цей товар, рівному 200 виробів в тиждень, і терміні його постачання замовникові, рівному двом тижням, загальний об'єм перехідних запасів цього товару складе в середньому 400 виробів.

Для обчислення (оцінки) середньої кількості технологічних або перехідних товарно-матеріальних запасів в цій системі матеріально-технічного забезпечення в цілому використовується наступна формула:

J = ST

де J - загальний об'єм технологічних або таких, що перехідних (знаходяться в

процесі транспортування) товарно-матеріальних запасів;

S - середня норма продажів цих запасів на той або інший період

часу;

Т - середній час транспортування.

Запаси об'ємом в одну партію товару, або циклічні запаси. Особливість більшості підприємницьких систем полягає в тому, що товари замовляються в кількостях, надмірних по відношенню до необхідних на даний момент об'ємів. Тому є ряд причин, якось: затримка з отриманням замовлених товарів в повному об'ємі, що змушує замовників (особливо посередників) зберігати деякий час ті або інші товари на складі; скидки, що надаються замовникам при продажі їм товарів великими партіями; оподаткування торговельних угод з мінімальним розміром партій, що робить невигідною відправку замовникові товарів в кількостях менше встановленого розміру, і деякі інші.

При цьому існують певні обмеження на розмір товарно-матеріальних запасів. Обмежувачем виступають витрати їх зберігання. Тому виникає необхідність досягнення балансу між перевагами і недоліками, з одного боку, замовлення, а з іншої - зберігання товарів. Цей баланс досягається вибором оптимального об'єму партій замовлених товарів, або визначенням економічного (оптимального) розміру замовлення (economic order quantity, EOQ), яке обчислюється за формулою, :

де А - витрати на виробництво;

D - середній рівень попиту;

v - питомі витрати на виробництво;

r - витрати на зберігання.

Резервні, або "буферні", товарно-матеріальні запаси служать свого роду "аварійним" джерелом постачання в тих випадках, коли попит на цей товар перевищує очікування. На практиці попит на товари вдається точно спрогнозувати надзвичайно рідко. Це ж відноситься і до точності пророцтва термінів реалізації замовлень. Звідси і необхідність в створенні резервних товарно-матеріальних запасів.

Певною мірою послуги, пропоновані тією або іншою компанією, є функцією її резервних запасів, і навпаки: резервні запаси компанії є функцією її послуг. Ясно, що компанія намагатиметься мінімізувати рівень своїх резервних запасів відповідно до стратегії обслуговування замовників, що декларує нею. І тут знову виникає необхідність компромісу - цього разу між витратами зберігання резервних запасів, призначених для пристосування до несподіваних коливань попиту, і вигодами, що отримуються компанією при підтримці такого рівня обслуговування своїх клієнтів.

Отже, визначення точного рівня необхідних резервних запасів залежить від трьох чинників, а саме:

1) можливого коливання термінів відновлення рівня запасів;

2) коливання попиту на відповідні товари упродовж терміну реалізації замовлення;

3) здійснюваною цією компанією стратегії обслуговування замовників.

Визначення точного рівня резервних запасів, необхідних в умовах нестабільності термінів реалізації замовлень і мінливого попиту на товари і матеріали, - справа нелегка. Імовірнісна природа вищезгаданих коливань і нестабільності означає, що для знаходження задовільних рішень проблем, пов'язаних з резервними товарно-матеріальними запасами, зазвичай потрібне відповідне моделювання або імітація.

Оскільки на фірмах різних галузей економіки створення товарно-матеріальних запасів визначається тією специфічною роллю, яку вони грають в процесі випуску продукції, остільки з'ясовні і відмінності в підходах до політики капіталовкладень в цій області і до визначення пріоритетності завдань, що вирішуються в ході виробництва. На фірмах деяких галузей народного господарства основним завданням є контроль за сировиною, на підприємствах інших - контроль за готовою продукцією, а на підприємствах галузей, що роблять інвестиційні товари, велика частина організаційних зусиль концентрується на контролі за незавершеним виробництвом.

Так, фірми, що випускають залізничний рухомий склад, роблять цю продукцію по замовленнях споживача. Ніхто не стане просто так створювати запаси, наприклад, дизельних двигунів. У швацькій промисловості створюються лише мінімальні запаси готової продукції, що пояснюється непостійністю смаків і моди. У останньому випадку значна частина коштів вкладається в незавершене виробництво - напівфабрикати, які заготовляються для того, щоб швидко відреагувати на зміну потреб ринку виробів.

Прямо протилежна ситуація на фірмах, що випускають шини. Успіх тут в основному залежить від того, наскільки швидко задовольняється попит, і тому готові вироби мають бути в наявності. Виробництво шин на замовлення здійснюється рідко, оскільки споживачі віддають перевагу певному сорту або марці продукції. Тут характерним є неодноразовий продаж одному споживачеві одного і того ж (по номенклатурі) товару. Інвестиції в запаси сировини і незавершене виробництво на фірмах шинної промисловості підтримуються на мінімальному рівні.

Багато хто з фірм, що функціонують в різних галузях економіки, відносно успішно здійснює інвестиції в товарно-матеріальні запаси. В той же час на великій кількості фірм існує думка, що управління запасами є сферою відповідальності нижчого рівня керівництва - завданням чисто технічного порядку. В той же час американські фахівці, що проводили аналіз політики управління запасами торговельних фірм (роздрібних і оптових), діючих в 17 різних галузях економіки, дійшли висновку, що якби типова непроцвітаюча фірма робила то ж саме, що і що досягає успіху, то їй би вдалося добитися прискорення оборотності товарних запасів в два рази, т. е. при одному і тому ж товарообігу вона змогла б скоротити запаси на 50%.

Коефіцієнти оборотності капіталу характеризуються значною мінливістю і істотно відрізняються не лише у процвітаючих і збиткових компаній, але і у фірм різного типу. Останнє пояснюється в основному специфікою структури витрат в галузях народного господарства, сезонними коливаннями збуту, правилами конкурентної боротьби, прийнятими у тій або іншій галузі економіки, рівнем рентабельності, стилем керівництва підприємствами і характером ділових операцій. Таким чином, перераховані обставини слід віднести до дуже важливих чинників, що чинять серйозний вплив на ефективність політики будь-якої фірми в області створення і реалізації запасів.

Нині в промислово розвинених країнах проявляється дуже істотний розрив між теорією і практикою ухвалення рішень в даній сфері, і виник він передусім з двох причин. По-перше, в недавньому минулому вище керівництво фірм надто багато уваги приділяло швидкому зростанню об'єму продажів в збиток ефективності управління товарно-матеріальними запасами і виробництвом. По-друге, багато учених і економісти, що займалися питаннями управління, надмірно багато уваги приділяло розробці математично "чистих" моделей ухвалення рішень, що мали малу практичну цінність.

Вказані причини мали під собою певні підстави. Народне господарство більшості країн Заходу пережило еру економічного зростання .у кінці 1940-х ( 1950-і роки. Спочатку зростання досягалося за рахунок енергійного покриття відкладеного попиту, що накопичився за роки другої світової війни. Згодом розширення споживчого попиту також підтримувало високі темпи зростання, яке забезпечувалося, крім того, формуванням нових внутрішніх ринків і ринків в країнах, що розвиваються. У такій економічній обстановці для керівництва фірм було резонним направляти зусилля на забезпечення швидкого зростання об'єму продажів. Управління запасами і планування виробництва в цей період стояли на другому плані.

У 1960-і роки вище керівництво фірм дістало можливість використовувати досягнення науково-технічного прогресу. Управління діяльністю фірм стало здійснюватися на основі застосування обчислювальних машин. У зв'язку з цим зросли вимоги до отримання інформації відносно витрат на поточну виробничу діяльність, у тому числі на створення і зберігання товарно-матеріальних запасів. Управління запасами і планування виробництва стали грати помітнішу роль в господарській діяльності фірм.

У 1970 ( 80-х років сталися ще важливіші зміни у сфері виробництва, темпи економічного зростання сповільнилися, і це привело до істотних змін на ринку. Покупець почав вимагати максимально різноманітної продукції (або максимальної свободи вибору). Кількість видів виробів, потрібна для насичення ринку, усе більш збільшується, відповідно життєвий цикл товарів стає коротше. Усе це привело до розширення номенклатури товарів і у багатьох випадках до підвищення витрат виробництва. Тому серед інших питань, які постали перед керівництвом фірм, не останнє місце займає підвищення ефективності розподілу внутрішніх ресурсів, т. е. вдосконалення управління товарно-матеріальними запасами.